Управлението на документи е едно от най-важните неща в SharePoint. В бизнеса документите често се развиват. Те могат да започнат в OneDrive за бизнеса и да стигнат до сайта на екипа на организацията. Документите често сменят местоположението си, така че познаването на тънкостите на движещите се документи в SharePoint е от решаващо значение.
как автоматично да изтриете стари имейли в
Няколко начина да го направите
Всеки, който е работил в SharePoint, знае, че има много начини за изпълнение на определена задача. Преместването на документи не е изключение. Дали в крайна сметка ще използвате File Explorer или Migration Tool, зависи от редица фактори, като например броя на преместените документи, важността на запазването на историята на версиите, метаданните и др.
1. File Explorer
За да преместите документ с помощта на File Explorer, отворете както целевата, така и библиотеката с изходни документи (няма значение дали е един и същ сайт). Изберете File Explorer в падащото меню. Това отваря изглед на Explorer за всяка от библиотеките. Използвайте плъзгане и пускане за преместване на елементи между двата изгледа на изследовател.
Можете да премествате както папки, така и файлове и да запазвате типове съдържание, ако източниците и целевите местоположения имат определени типове съдържание. Този метод също запазва персонализирани метаданни, ако и източникът, и целевото местоположение са дефинирани с помощта на едни и същи метаданни.
Процесът обаче е ръчен и е по-скоро копие, отколкото преместване, което означава, че трябва да изтриете изходните елементи след преместване. Той не запазва историята на версиите или създадените, създадени от, модифицирани и модифицирани от свойства.
2. Преместване в / Копиране в
Макар и полезен и прост, Преместване в и Копирай в командите са налични само в SharePoint Online. Тази опция ви позволява да премествате документи от OneDrive за бизнеса или SharePoint до дестинация в SharePoint или OneDrive. Изберете файла и щракнете върху някоя от двете команди. The Преместване в Опцията ще премести вашия документ с метаданни и защита на историята на версиите в различна папка в същата библиотека, в друга библиотека или на друг сайт.
Този метод е идеален за крайни потребители, тъй като е прост и ясен. Тя ви позволява да копирате и премествате както файлове, така и папки. Най-хубавото е, че той запазва типове съдържание, история на версиите на метаданни,исъздаденото, създадено от, модифицирано и модифицирано от свойства. The копие за да командвате обаче запазва само най-новата версия - основният недостатък очевидно е фактът, че този метод е изключителен за SharePoint Online.
3. Управление на съдържанието и структурата
Ако активирате функцията за инфраструктура за публикуване на SharePoint Server, ще можете да видите връзката Управление на съдържанието и структурата, когато отидете до Администрация на сайта . Използвайки тази функция, можете да премествате / копирате документи. Това е един от най-добрите хакове, който ще ви помогне да премествате няколко документа едновременно, като същевременно запазва историята на версиите, създадена, създадена от, модифицирана и модифицирана от свойства. Типът съдържание и метаданните също се запазват, използвайки този метод.
Ще трябва обаче да включите функцията за публикуване. Дори тогава няма да можете да премествате множество папки. Може би най-големият недостатък на този метод е, че трябва да сте собственик на сайт, за да го използвате. О, и работи само в рамките на един сайт.
4. Организатор на съдържание
Просто активирайте функцията Content Organizer и след това изберете правилата за маршрутизиране, които искате да използвате, и поставете документа, който искате да преместите, в падащата библиотека. Този метод също ви позволява да премествате документи на всеки друг сайт. Конфигурирането отнема известно време, но трябва да го направите само веднъж. Също така запазва типове съдържание и персонализирани метаданни.
Въпреки че не запазва историята на версиите и изисква администратор, той има полезна функция, която ви позволява да насочвате документа си в папка.
5. Инструмент за мигриране на SharePoint
Microsoft знае, че преместването на документи в SharePoint може да бъде малко сложно. Ето защо компанията излезе с безплатното Инструмент за мигриране на SharePoint . Този инструмент обработва всичко - от малки до мащабни миграции, които могат да включват файлове, папки и дори списъци от вашия сайт на SharePoint. Елементите се преместват в OneDrive или SharePoint.
Най-очевидната полза от този метод е способността на инструмента да се справя с големи миграции. Освен това е много персонализиран и запазва историята на версиите. Той обаче не е съвместим с версиите на SharePoint преди 2013 г. За разлика от тях, някои продукти за миграция на трети страни са значително по-адаптивни.
6. Продукти на трети страни
Повечето качествени продукти за миграция на документи на трети страни не са безплатни, но са склонни да изпълняват фантастично, особено при мащабни миграции. Те са склонни да бъдат мащабируеми и много адаптивни. Повечето от тези продукти могат да запазят всичко, включително типове съдържание, метаданни, всички свойства и история на версиите.
От друга страна, този метод струва пари. Когато обмислите факта, че плащате за инструмент, който ще ви помогне да преместите документи, ще започнете да се чудите защо SharePoint още не идва с удобна за потребителя опция. Друг недостатък тук е, че продуктите на трети страни изискват администратор, който да ги конфигурира и изпълнява.
7. Персонализирано решение
И накрая, можете да кодирате собственото си персонализирано решение чрез различни техники като REST API. Крайният потребител не трябва да маршрутизира нищо, можете да персонализирате, колкото искате, и да се уверите, че всичко се съхранява в документите. От друга страна, трябва да можете да кодирате и да отделите известно време за писане и поддържане на кода, което може да бъде особено сложно по време на актуализациите на продуктите.
Изберете своя метод
Има още повече методи за преместване на документи в SharePoint, но те трябва да покрият повечето от вашите нужди. Помислете първо какво ви трябва и скоро ще разберете точно кой метод да използвате за всеки.
Кой от тези методи предпочитате? Използвали ли сте повече от един? Обсъдете.
