Google Sheets е удобен начин за организиране на срещи, създаване на задачи, сортиране на фактури и различни други данни. Той е ясен, богат на функции и може да се споделя с други потребители.
Единственият недостатък на този инструмент е, че нямате вградена функция за изпращане на напомняния по имейл относно листа на себе си или на други потребители. Това би улеснило много проследяването на всички ваши задачи и данни.
За щастие, два метода ви позволяват да изпращате напомняния, базирани на дата по имейл. Прочетете тази статия, за да научите повече за тях.
Изпращане на напомняния за събития - Комбинирайте листове и календар
Ако искате да си изпратите напомняния по имейл, най-лесният начин да го направите е да смесите два различни инструмента на Google - Google Sheets и Google Calendar. Това няма да изисква да използвате никакъв скрипт. Вместо това просто ще трябва да експортирате данни от едно приложение в друго.
Методът се състои от три стъпки - създаване и експортиране на данни от Таблици, импортиране в Календар и активиране на напомняния по имейл.
Стъпка 1: Създаване и експортиране на данни от Таблици
Ако искате да експортирате данни от Таблици, ще трябва да създадете лист за събитие и да го запазите като CSV файл. За да направите файла разпознаваем в Google Calendar, трябва да използвате определен формат. Просто изпълнете следните стъпки:
- Отворете документа си в Таблици.
- Стойностите на първия ви ред трябва да следват този контур: A1: Тема, B1: Начална дата, C1: Крайна дата.
- Под заглавката „Тема“ трябва да въведете заглавието на напомнянето си. Началната и крайната дата трябва да бъдат във формат ММ / ДД / ГГГГ.
- Добавете колкото искате събития, както и началните и крайните им дати.
- Щракнете върху менюто „Файл“.
- Задръжте курсора на мишката върху „Изтегляне“. Трябва да се появи ново меню.
- Изберете „Стойности, разделени със запетая“.
- CSV версията на вашия файл с таблици ще бъде изтеглена във вашия компютър.
Забележка: Единствените задължителни заглавки са „Тема“ и „Начална дата“, за да може списъкът да се импортира успешно. Ако искате да добавите други заглавки, можете да видите списъка с наличните опции (разпознаваеми от Календар) и техния ред в официалния Поддръжка на Google страница.
Стъпка 2: Импортирайте документа в Календар
След като листът за CSV събитие е готов за импортиране, е време да преминете към Google Календар.
- Отворете Google Calendar.
- Щракнете върху менюто „Настройки“ (икона на зъбно колело).
- Изберете „Настройки“.
- Изберете ‘Import & export’ от менюто вляво.
- Изберете „Избор на файл от вашия компютър“ в раздела „Импортиране“.
- Придвижете се до запазения CSV файл и кликнете върху „Отваряне“.
- Накрая натиснете „Импортиране“, за да импортирате CSV файла.
Ако видите дисплей, който казва, че събитията са добавени към календара - всичко е минало гладко. Сега единственото, което остава, е да настроите известия по имейл за въпросните събития.
Стъпка 3: Настройване на известия и споделяне
След като настроите известия, ще получавате напомняния за всички събития, които сте експортирали от Google Sheets директно на вашия имейл. За да сте сигурни, че всичко е настроено правилно, следвайте тези инструкции:
- Задръжте курсора на мишката върху вашето име под раздела „Моите календари“ вляво на екрана на календара.
- Натиснете иконата ‘още’ (три вертикални точки), която се появява до вашето име.
- Кликнете върху „Настройки и споделяне“.
- Проверете дали акаунтът ви е в списъка под „Споделяне с конкретни хора.“ Ако не, изберете „Добавяне на хора“ и добавете вашия имейл.
- Щракнете върху падащото меню „Известия“ под раздела „Известия за събития“.
- Вместо това изберете „Имейл“.
- Задайте периода от време и дата между напомнянето и събитието.
Сега вашият календар ще изпраща напомняния за всички събития, които сте изброили във вашите Google Sheets. Имайте предвид, че можете да добавите каквото и да било под графата „Тема“. Можете да изброите конкретни задачи, рождени дни или други договорености, а не само събития.
Освен това използвайте споменатата по-горе опция „Споделяне с конкретни хора“, за да включите други имейли в списъка. Тези потребители ще получават същите напомняния по имейл за тези конкретни договорености.
Използвайте добавка за добавяне на напомняния
Другият начин да изпращате напомняния по имейл чрез Google Sheets е да използвате конкретна добавка. Този метод е малко по-лесен и просто изисква да настроите разширението, което ще прави всичко останало автоматично.
За да настроите добавката, направете следното:
- Щракнете върху раздела „Добавки“ в горната част на екрана.
- Изберете „Получаване на добавки“.
- Въведете „Добавяне на напомняния“ в лентата за търсене.
- Кликнете върху иконата „Добавяне на напомняния“ и изберете „Инсталиране“. Позволете разрешения, ако бъдете подканени и изчакайте приложението да се инсталира.
- Отидете отново в раздела „Добавки“ и задръжте курсора на мишката върху менюто „Добавяне на напомняния“.
- Изберете „Настройване / редактиране на напомняния“.
Разширението ще предостави колони за Task, Assignee, CC (по избор) и Deadline. Под „Задача“ можете да въведете кратка инструкция, имейлът отива под „Възложител“, докато датата е под „Краен срок“.
Ако искате да изпратите допълнителни напомняния за крайния ден, коригирайте го ръчно в менюто отдясно.
Освен това, ако трябва да добавите още съдържание към напомнянето си, можете да щракнете върху опцията ‘Персонализиране на изпратените имейли’ и да въведете този допълнителен бит информация.
Разширението автоматично ще изпраща имейлите, когато дойде времето, и можете да променяте описанията на задачите, получателите и датите в движение.
Бъдете внимателни с напомнянията за добавки
Използването на добавката „Добавяне на напомняне“ е по-удобен и лесен начин от метода „експортиране / импортиране“, но в същото време изисква повече внимание.
как да отворите .psd файлове
Тъй като напомнянията се изпращат автоматично, има шанс да изпратите грешна задача на грешния получател, преди да имате възможност да я поправите. Това може да се избегне и обикновено е безвредно, но все пак трябва да обърнете внимание кой какво получава.
Кой метод смятате за по-добър? Защо? Споделете вашите виждания в раздела за коментари по-долу.
