В много случаи електронните таблици на Excel се използват за организиране на финансова информация в логичен формат. И често изходните данни, използвани за попълване на електронна таблица, идват от PDF файлове на финансови отчети и фактури.
Ако искате да направите информацията във вашата електронна таблица по-изчерпателна, можете да вградите изходния PDF файл. В тази статия ще разгледаме как да вградите PDF във вашата електронна таблица в Excel. Освен това ще откриете как да свържете PDF файла с оригиналния файл, така че всички актуализации, направени на оригинала, да бъдат отразени във вграденото копие.
Забележка: Excel за Mac НЕ позволява обекти като PDF файлове, така че намерихме ограничено решение, което можете да използвате.
Как да вградите PDF в Excel на Mac
Както споменахме по-рано, поради проблеми със сигурността и политиките на Apple, не можете „директно“ да вградите PDF в Excel за Mac, както можете с Windows. Ние обаче открихме алтернативно решение, което може да работи за вас. Обикновено добавяте „обект“, който е PDF файлът, и можете да щракнете двукратно върху изображението, за да отворите файла, или щракнете с десния бутон и изберете „Отвори“. Вместо това Mac показва грешката „Не може да се вмъкне обект“. Mac все още ви позволява да вмъквате файлови обекти на Office, защото може да сканира приложението на файла (Word, Excel и т.н.) и да извърши проверка за сигурност, но всичко останало е невалидно.
как да намерите песен в видеоклип в YouTube
Опцията, която открихме, ви позволява да вмъкнете картина или икона като файл и след това да добавите връзка към нея, като по същество правите същото като вмъкването на PDF обекта. Единствената разлика е, че трябва да създадете миниатюра (общо създаване или екранна снимка), да изберете да използвате картина от файла или да потърсите общо изображение в библиотеката на Office. Следвайте стъпките по-долу, за да добавите PDF файл към електронна таблица на Excel в macOS.
- Отворете „Excel“ и работната книга, в която искате да вградите PDF.
- Изберете клетката, където искате да поставите връзката към PDF файла. Изображението технически няма да се намира в клетката, но това действа като контейнер за вмъкването му.
- Кликнете върху „Вмъкване“ раздел в горната част и изберете „Снимка -> Картина от файл.“ или „Икони“.
- Потърсете картината или иконата, която искате да използвате като връзка към вашето PDF изображение.
- Преоразмерете изображението, за да пасне на вашата електронна таблица. Можете също да го изрежете, за да премахнете празното пространство.
- Щракнете с десния бутон (или докоснете с два пръста) върху изображението/иконата и изберете „Хипервръзка…“
- Уверете се, че сте избрали „Уеб страница или файл“ раздела, след което щракнете върху „Избор“, за да отворите файловия браузър.
- Намерете и изберете PDF файла, който искате да свържете към миниатюрата в електронната таблица.
- Щракнете върху бутона „OK“.
- За да отворите PDF файла, щракнете двукратно върху иконата или щракнете с десния бутон (или докоснете с два пръста) върху миниатюрата и изберете „Отворете хипервръзка.“
След като следвате стъпките по-горе, получавате вграден PDF файл във вашата електронна таблица на Excel за Mac. Щракнете двукратно върху изображението, за да отворите PDF файла, или щракнете с десния бутон върху него и изберете „Отваряне на хипервръзка“. Толкова е лесно!
Следвайки стъпките за вграждане на PDF в Excel на Mac, вие получавате електронна таблица, която работи както за Mac, така и за Windows.
Как да вградите PDF в Excel на компютър с Windows
Вграждането на PDF във вашата електронна таблица на Excel в Windows е много по-лесно, отколкото да го правите на Mac. Windows 7, 8, 8.1, 10, 11 и т.н. позволяват OLE обекти, така че можете да използвате опцията „Вмъкване -> Обект“. За разлика от Mac, можете да позволите на изображението да се актуализира, както го прави файлът, ако предпочитате. Тази опция обаче крие рискове за сигурността, така че повечето оставят миниатюра на място и я наричат ден. Ето как да вградите PDF в Excel в Windows.
управление на захранването
- Стартирайте „Ексел“ и след това електронната таблица, в която искате да работите.
- Чрез лентата изберете „Вмъкване“ раздел.
- Кликнете 'Текст,' тогава „Обект“.
- Избери „Създаване от файл“ раздела, след което щракнете „Преглед“ за да намерите вашия файл.
- Изберете PDF, след което изберете „Вмъкване“.
- В прозореца „Обект“, ако предпочитате файлът да се показва като икона вместо визуализация, проверете „Показване като икона“ опция.
- За да създадете връзка към оригиналния PDF файл, така че направените промени да се копират във вградения файл, добавете отметка към „Връзка към файл“ кутия. Ще трябва също да разрешите актуализираните изображения в Настройки.
- Кликнете 'ДОБРЕ' за да запазите промените.
- Щракнете с десния бутон върху вградения обект (PDF), след което изберете „Форматиране на обект…“
- Щракнете върху 'Имоти' и изберете „Преместване и размер с клетки“ опция.
- Кликнете 'ДОБРЕ' за да запазите промените. Сега иконата ще се разтегне, ако промените размера на клетките.
Как да вградите PDF в Excel на iPad
Excel има приложение за iOS, което предлага функционалност на работния плот. Следвайте тези стъпки, за да вградите своя PDF файл в електронна таблица.
- Отворете приложението „Excel“, след това електронната таблица, в която искате да вградите PDF файла.
- От лентата изберете раздела „Вмъкване“.
- Докоснете опциите „Текст“, след това „Обект“.
- Кликнете върху раздела „Създаване от файл“, след което изберете „Преглед“.
- Изберете местоположението на файла, например „iCloud“, изберете PDF файла и след това „Отвори“.
- В прозореца „Обект“ поставете отметка в квадратчето „Показване като икона“, за да покажете файла като икона. Ако не, ще се покаже визуализация на PDF файла.
- За да направите връзка към оригиналния PDF файл, така че промените, направени в оригинала, да се актуализират към вградения файл, изберете опцията „Връзка към файл“.
- Докоснете „OK“, за да приложите промените.
Иконата на файла ще се показва в горната част на клетките по подразбиране. Направете следното, така че иконата да се побере автоматично, ако промените размера на клетките: - Натиснете и задръжте PDF файла, след което изберете „Форматиране на обект…“.
- Докоснете раздела „Свойства“ и изберете опцията „Преместване и размер с клетки“.
- Докоснете „OK“.
Как да вградите PDF в Excel на iPhone
Следвайте тези стъпки, за да вградите PDF файл във вашата електронна таблица чрез приложението Excel за iOS:
- Отворете приложението „Excel“.
- Отворете електронната таблица, в която искате да вградите PDF файла.
- Чрез лентата докоснете раздела „Вмъкване“.
- Докоснете „Текст“, след това „Обект“.
- Изберете раздела „Създаване от файл“, след това „Преглед“.
- Изберете местоположението на файла, например „Dropbox“.
- Изберете PDF файла, след което „Отвори“.
- От прозореца „Обект“, за да покажете файла като икона, поставете отметка в квадратчето „Показване като икона“; в противен случай ще се покаже визуализация на PDF файла.
- Ако искате промените, направени в оригиналния PDF файл, да се актуализират във вградената версия, изберете опцията „Връзка към файл“.
- Докоснете „OK“, за да запазите промените.
Иконата ще се показва в горната част на клетките по подразбиране. За автоматично приспособяване, което се адаптира, ако промените размерите на колоните, направете следното: - Натиснете дълго PDF файла, след което изберете „Форматиране на обект…“.
- Изберете раздела „Свойства“ и изберете опцията „Преместване и размер с клетки“.
- Докоснете „OK“.
Как да вградите PDF в Excel на устройство с Android
Следвайте тези стъпки чрез приложението Excel за Android, за да вградите PDF файл във вашата електронна таблица:
- Стартирайте приложението 'Excel'.
- Отворете работната книга, в която искате да работите.
- Чрез лентата изберете раздела „Вмъкване“.
- Докоснете опциите „Текст“, след това „Обект“.
- Докоснете раздела „Създаване от файл“, след което „Преглед“.
- Изберете местоположението на файла, напр. „Google Диск“.
- Докоснете PDF файла, след което „Отвори“.
- От прозореца „Обект“ можете да покажете PDF като икона, като поставите отметка на опцията „Показване като икона“. В противен случай ще се покаже визуализация.
- За да създадете връзка на живо към оригиналния PDF файл, така че всички промени, направени в оригиналните актуализации във вградената версия, поставете отметка в квадратчето „Връзка към файл“.
- Докоснете „OK“, за да запазите промените.
По подразбиране иконата ще се покаже в горната част на клетките на Excel. За да сте сигурни, че се побира автоматично и се адаптира към всяко преоразмеряване на колони, направете следното: - Натиснете и задръжте PDF файла, след което изберете „Форматиране на обект…“.
- Изберете раздела „Свойства“ и проверете опцията „Преместване и размер с клетки“.
- Докоснете „OK“, за да приложите промените.
Изчерпателно отчитане в Excel
Електронните таблици на Excel са отлични за съхраняване, организиране и анализ на финансови данни. Неговите характеристики предлагат удобство и помагат да се направят отчетите възможно най-пълни.
Excel позволява включването на изходни файлове за справка, с допълнителна опция за вграждане на файлове. Поддържа популярни типове файлове, включително PDF. Ще имате опцията да покажете файла като икона или преглед. Можете също така да създадете връзка към оригиналния файл, така че всички направени промени да бъдат отразени във версията за вграждане.
Какви други функции на Excel използвате за цялостно отчитане? Кажете ни в секцията за коментари по-долу.
