Как да свържете данни от различен раздел в Google Sheets

Електронните таблици са чудесен инструмент при работа с големи количества данни. Когато информацията се разпространи на няколко листа, може да е малко трудно да се проследят промените, направени от раздел до раздел. За щастие, Google Sheets има възможността да свързва данни във вашите работни листове с помощта на подходящите функции.

как да добавите устройство в google play -

Ще ви покажем как да свържете данни от различен раздел в Google Sheets и как да свържете динамично информация в целия си проект.

Как да свържете данни от различен раздел в Google Sheets на компютър с Windows, Mac или Chromebook

Ако използвате Google Sheets на компютър, можете да свържете данни между разделите, като изпълните следните стъпки:

1. Продължи към Google Таблици или документа, към който искате да добавите връзки, или да създадете нов лист.
   
2. Кликнете върху клетката, в която искате да създадете връзката, след което въведете знака за равенство =.
   
3. Въведете номера на листа и клетката, която искате да свържете. Например, ако искате да свържете първата клетка на втория лист, тя ще бъде записана като Sheet2! A1. Клетка А2 на лист 3 ще бъде записана като Sheet3! A2. Не забравяйте, че синтаксисът ще бъде номер на лист, последван от удивителен знак, последван от номера на клетката.
   
4. Ако листът е получил име, въведете името на листа в единични кавички. Например искате да свържете клетка B2 на лист, наречен DATA, тогава синтаксисът на функцията ще бъде = ’DATA’! B2.
   
5. Ако искате да импортирате множество клетки, ще трябва да въведете диапазона във вашата функция. Например, ако искате да свържете данните от лист 2, с данните от клетки C1 до C10, тогава функцията ще изглежда като = Sheet2! C1: C10. Имайте предвид, че това няма да копира всички данни от множество клетки в една клетка. Той ще копира клетките само спрямо позицията на другите свързани данни. Например, ако трябва да използвате функцията = Sheet2! C1: C10 и да я поставите в клетка A2, тя ще копира само стойността на клетката на лист 2 клетка C2. Ако поставите тази формула на A3, тя ще отразява само данни на лист 2 C3 и т.н.
   
6. Ако получите грешка #REF, това означава, че адресът, към който свързвате, или не съществува, или синтаксисът ви има грешка. Проверете дали сте написали правилно името на листа или клетката.
   

Ако искате да избегнете правописни грешки на листа, можете да щракнете върху клетката, която искате да свържете. Да го направя:

1. Кликнете върху клетката, към която искате да създадете връзка, след което въведете =.
   
2. Щракнете върху листа, който искате да свържете, в менюто по-долу, след това щракнете върху клетката, която искате да свържете, и натиснете клавиша Enter.
   
3. Ако сте направили това правилно, трябва автоматично да бъдете пренасочени към листа, в който сте поставили връзката.
   
4. Ако искате да копирате диапазон от стойности, щракнете и плъзнете мишката, докато изберете всички клетки, които искате да свържете.

Как да свържете данни от различен раздел в Google Sheets на iPhone

Подобна функция може да се направи, когато използвате Google Sheets на вашия iPhone. За да направите това, изпълнете следните стъпки:

1. Отворете мобилното си приложение Google Sheets.
2. Или отворете съществуващ лист, или създайте нов.
3. Преминете към листа, на който искате да поставите връзка, и изберете клетката, в която искате да имате тази връзка.
4. Въведете =
5. Въведете името на листа, последвано от удивителен знак. Ако на листа е дадено име или съдържа интервали, въведете името в единични кавички. Например, ако листът е наречен DATA SHEET, функцията ще бъде = ‘DATA SHEET’!
6. Въведете клетката или диапазона от клетки, които искате да импортирате. Например, ако искате да импортирате клетки B1 до B10 на лист 2, ще въведете формулата = Sheet2! B1: B10. Ако въвеждате лист с интервали или имена, както в примера по-горе, синтаксисът ще бъде = ‘DATA SHEET’! B1: B10.

Как да свържете данни от различен раздел в Google Sheets на устройство с Android

Процесът на свързване на данни от един лист с друг в Android е подобен на процеса, както при iPhone. Ако искате вашите листове да бъдат свързани, следвайте стъпките, дадени по-горе за iPhone.

Свързване на данни от клетки в рамките на същия лист

Ако искате да свържете клетки заедно на един и същ лист, тогава процесът е доста подобен на тези, дадени по-горе. Това е удобен инструмент, ако искате да препращате към други клетки във формула или ако искате данните ви да се променят динамично, когато се променят определени стойности на клетките. За да направите това, или на настолен компютър, или на мобилно устройство, направете следното:

1. В отворените си Google Sheets изберете клетка, в която искате да имате препратка, след което въведете =.
2. Или въведете клетката или диапазона от клетки, които искате да свържете, или щракнете, или щракнете и плъзнете клетките.
   
3. Ако в крайна сметка имате грешка #REF, проверете дали имате правописна или пунктуационна грешка.
   

Този трик е удобен при създаване на динамични електронни таблици, тъй като можете да поставите много стойности в определени клетки и след това да ги скриете след това. Това означава, че всеки, който използва електронната таблица, трябва само да види съответните данни, без да се налага да гледа скритите стойности на клетките. Промяна в стойността на определена клетка ще се отрази на всяка клетка, която има връзка в нея.

Свързване на данни от изцяло отделен файл

С Google Sheets не се ограничавате до използването на данни от един файл. Има начин да импортирате данни от други файлове във вашата електронна таблица. Това означава, че всички промени, направени в този файл, ще се отразят и на вашата свързана електронна таблица. Това може да стане с помощта на функцията IMPORTRANGE.

Тази конкретна команда обаче е достъпна само за настолната версия на Google Sheets. Ако използвате данни от мобилния си телефон, запазете работата си в облака и след това отворете файловете на компютър. За да използвате функцията IMPORTRANGE, следвайте стъпките по-долу:

1. Отворете Google Sheets.
2. Отворете както файла, който искате да импортирате, така и файла, към който искате да свържете данните.
   
3. Маркирайте файла, от който искате да копирате данните. Кликнете върху адресната лента по-горе и копирайте целия адрес. Можете или да щракнете с десния бутон, след това да изберете Копиране, или да използвате клавишната комбинация Ctrl + C.
   
4. Маркирайте файла, в който искате да копирате данните. Изберете клетка, от която ще започне импортирането на данни. Кликнете върху клетката и след това въведете = IMPORTRANGE.
   
5. Въведете отворена скоба ‘(‘ след това поставете адреса, който сте копирали, в двойни кавички. Можете да щракнете с десния бутон на мишката, след това да кликнете върху Поставяне или да използвате пряк път Ctrl + V, за да копирате адреса точно.
6. Въведете запетая ‘,’, след това въведете диапазона на листа и клетки от файла, който искате да копирате. Тези стойности също трябва да са в кавички. Например, ако искате да копирате клетки от лист 1 от А1 до А10 от файла, ще напишете в Лист1! А1: А10. Ако името на листа е променено или има интервали, не е необходимо да въвеждате единични кавички в двойните кавички. Въведете затворена скоба ‘)’.
   
7. Натиснете Enter. Ако сте разбрали правилно синтаксиса, ще видите натоварването на информацията. Ако видите грешка, в която се казва Зареждане, просто опреснете листа или затворете листа и след това го отворете отново. Ако видите грешка #REF, проверете или изписването на адреса, или цитатите или запетаите. Грешките #REF обикновено означават нещо нередно в синтаксиса. Ако получите грешка #VALUE, това означава, че Google Sheets не може да намери файла, който свързвате. Самият адрес може да е грешен или файлът е бил случайно изтрит.
   

Допълнителни често задавани въпроси

По-долу е един от най-често задаваните въпроси, когато възникнат дискусии относно свързването на данни в Google Sheets:

Може ли това да се използва за изтегляне на информация от напълно различен Google Sheet? Или трябва да е в една и съща електронна таблица?

Както беше посочено по-горе, данните могат да идват или от същия работен лист, или от друг файл изцяло. Разликата е, че ще трябва да използвате функцията IMPORTRANGE за данните от външен лист, за разлика от простото използване на знака за равенство „=“ за данни в работния лист.

Имайте предвид обаче, че ако използвате външен файл, ако този файл се изтрие, всички клетки с функцията IMPORTRANGE ще покажат грешка #REF или #VALUE, означаваща, че Google Sheets не могат да намерят свързаните данни.

Премахване на заетостта

Динамичните електронни таблици са чудесен инструмент за тези, които обработват много данни. Автоматичното актуализиране на всички свързани таблици елиминира цялата натоварена работа, необходима за промяна на излишната информация. Знанието как да свързвате данни от различен раздел в Google Sheets увеличава вашата ефективност и производителност. Всичко, което намалява ненужното съкращаване, винаги е плюс.

Знаете ли други начини за свързване на данни от различни раздели в Google Sheets? Споделете вашите мисли в раздела за коментари по-долу.