Как да вмъкнете падащи списъци в Google Sheets

Когато много потребители трябва да въведат данни в споделен Google Sheet, това често може да създаде объркване. Тук падащите списъци могат да бъдат от голяма помощ.

Ако не искате съотборниците да въвеждат произволни записи, да правят грешки или да объркват формула, можете да проверите техните записи, като създадете падащ списък, от който да избират.

В тази статия ще ви покажем всичко, което трябва да знаете за тази полезна и спестяваща време функция.

Използване на проверка на данните за вмъкване на падащ списък в клетка на Google Sheets

След като отворите листа, върху който работите, вмъкването на падащ списък е лесно:

1. Изберете клетката, в която искате да вмъкнете падащ списък.
   
   
2. Щракнете с десния бутон върху клетката.
   
   
3. Щракнете върху Проверка на данните> Критерии.
   
   
4. Изберете между Списък на артикули или Списък от диапазон - в зависимост от това, което работи за вас.
   
   
5. Ако сте избрали Списък с елементи, вмъкнете съответните елементи. Уверете се, че са разделени със запетаи и без интервали.
   
6. Ако сте избрали Списък от диапазон, изберете клетките, които искате да включите в падащия списък.
   
   
7. Проверете падащия списък Показване в полето на клетката (списъкът няма да се появи по друг начин), за да активирате появата на стрелка надолу.
   
   
8. Щракнете върху Запазване.
   

Ако искате потребителите да могат да въвеждат, премахнете отметката от Показване на падащия списък в полето на клетката. За да попречите на хората да пишат невалидни елементи, изберете Отхвърляне на въвеждане.

менюто на windows 10 няма да се отвори

Ако искате да добавите падащ списък към множество клетки:

1. Маркирайте ги всички, като изберете диапазона от клетки или просто ги изберете с мишката или клавиатурата.
2. Повторете стъпките, описани по-горе.

Има и опцията да позволите на вашите сътрудници да въведат своите данни, но да видят предупреждение, ако въведат нещо невалидно. В този случай трябва да изберете опцията Показване на предупреждението. Като алтернатива можете да изберете опцията за отхвърляне на въвеждане и да забраните въвеждането на всичко, което не е в списъка ви с елементи.

За да модифицирате падащ списък, просто изпълнете следните стъпки:

1. Щракнете върху клетката, която искате да промените.
2. Щракнете върху Данни> Проверка на данните.
3. Намерете изброените записи и ги редактирайте, след което щракнете върху Запазване.

За да изтриете падащ списък:

1. Щракнете върху клетката, която искате да промените.
2. Щракнете върху Данни> Проверка на данните
3. Изберете Премахване на проверка.

Какво е проверка на данните?

Проверката на данните е опция в Google Sheets, която ви помага да организирате данните си, като проверите елементите. Можете да получите достъп до него, като щракнете върху Данни в главното меню и след това изберете Проверка на данни. Най-често се използва за създаване на падащи списъци в различни клетки. Също така ви позволява да модифицирате съдържанието и дизайна на всеки даден списък.

Един от начините за валидиране на данните е да се приложат критерии, които позволяват на потребителите да въвеждат предварително определен тип данни, като номера, дати или списъци с елементи.

как да включа Bluetooth на Windows 10

1. В менюто за проверка на данни щракнете върху Критерии.
2. Проверете подходящия тип или типове елементи, които искате да въведат съотборниците ви.
3. Ако желаете, можете да добавите точни елементи - като числа, формули, дати или думи - в полето за въвеждане.
4. Когато сте готови, кликнете върху Запазване.

Работа с падащи списъци

Следващият път, когато - или някой друг - щракне върху тази клетка, вместо опцията за въвеждане на нещо, ще се появи списъкът с добавени от вас елементи. Ако сте поставили отметка в текстовото поле Показване на помощ за валидиране, въведеният от вас текст се появява всеки път, когато някой щракне върху някоя от проверените клетки.

Ако сте избрали опцията Показване на предупреждение, въвеждането на невалидни данни ще задейства предупреждението. Ако някой не е сигурен какво означава предупреждението, той просто трябва да задържи мишката над маркирания запис.

Ако сте избрали опцията за отхвърляне на въвеждане, хората също ще получат предупреждение и няма да могат да запазят невалидните елементи.

Използване на цветове за сортиране на данни в падащ списък

Ако искате да улесните навигацията през вашия лист и да добавите някои цветове към падащ списък, можете да използвате условно форматиране. Следвайте стъпките по-долу:

1. Изберете клетките, съдържащи падащия списък, които искат да бъдат в определен цвят.
2. Щракнете с десния бутон и изберете Условно форматиране> Едноцветен или Цветен мащаб.
3. В стила за форматиране изберете цвят или мащаб.
4. Щракнете върху Готово (или Добавяне на друго правило).

Какво друго можете да направите с проверка на данните

В допълнение към добавянето на падащи списъци към вашите листове, можете да използвате проверка на данни и за други цели. Те включват:

1. Проследяване на бъдещи задачи. При валидиране на данни изберете опцията за дати, задайте условно форматиране, както е обяснено по-горе, и го настройте така, че всички елементи, които включват определена дата, да стават сиви автоматично.
2. Задаване на стойности на квадратчета за отметка. Когато добавяте отметки в падащ списък, можете също да им присвоите стойности, като да или не.
   1. Изберете Проверка на данни в менюто Данни.
   2. Под Критерии поставете отметка.
   3. Изберете Използване на персонализирани стойности на клетки и въведете да, не или каквото искате.
3. Предотвратяване на объркване на други хора с вашите скриптове или формули. Използвайте опцията за отхвърляне на въвеждане, за да заключите всички клетки, които искате да запазите непокътнати.

Направете разлика с падащите списъци

С опцията за вмъкване на падащи списъци, валидиране на данни и много други, Google Sheets е чудесна безплатна алтернатива на Microsoft Excel. Проверката на данните ви помага да ограничите стойностите в клетка до диапазон или списък с елементи, които можете да дефинирате, промените или изтриете въз основа на вашите нужди. Докато вашите съотборници могат да вмъкват своите данни и да допринасят за вашия проект, вие имате възможност да им попречите да правят бъркотия от споделен лист.

Опитали ли сте вече да вмъкнете падащ списък в Google Sheets? Как мина? Уведомете ни в раздела за коментари по-долу.