Приложенията за управление на екип са чудесни за задържане на всички в екипа на една и съща страница по отношение на организацията. С Asana мениджърите могат ефективно да разпределят задачи и да добавят членове на гости към екипи за поддръжка, за да осигурят допълнителна работна сила за важните си проекти.
Независимо дали ръководите екип или сте само член, ние ще ви разкажем всичко за овладяването на управлението на проекти и как да добавите гости към вашата организация или екип в Асана. Прочетете, за да разберете повече.
Как да добавите гости в Асана
Asana позволява на компаниите да добавят нови членове, дори ако нямат имейл домейн. Тази функция е полезна, за да добавите нови сътрудници към конкретни задачи или да добавите клиенти, които да следят вашия напредък. Състоянието на гост позволява на всеки без имейл с домейн на организация да стане гост на организацията.
Администраторите на организации в Асана са хората, упълномощени да канят и добавят гости. Те могат да решат кой може да добавя нови членове, като избират дали само администратори, членове на организацията или всеки може да покани нови хора в екипа.
Ето как да поканите гости от Admin Console:
- Отворете Asana и кликнете върху бутона Членове в горния десен ъгъл.
- Докоснете бутона Покани членове.
- Въведете имейл адреса на човека, когото искате да поканите.
- От падащото меню изберете проекта, към който искате да ги възложите.
- Потвърдете, като щракнете върху Изпрати.
Ето стъпките за покана на някой да се присъедини към проект:
- Отворете Asana и проекта, където искате да поканите нови гости.
- Щракнете върху иконата Членове и тя ще отвори прозорец за споделяне на проект.
- Можете да поканите нови членове на екипа или гости, като въведете тяхното име или имейл адрес.
Как да поканите хора във вашата организация
Най-лесният начин да поканите нови членове или гости във вашите проекти е да им изпратите споделена връзка за покана. Потребителите на Asana могат да споделят тези връзки в много канали като Slack, Microsoft Teams, имейл или дори чрез текстово съобщение. Връзките за споделяне са чудесни за покана на нови членове, а имейл е най-подходящ за гости.
Ако искате да поканите някого в проект, ето какво трябва да направите:
- Отворете Асана.
- В лявата странична лента намерете проекта, който искате да споделите.
- Кликнете върху бутона Споделяне, разположен в горния десен ъгъл.
- Изберете дали искате да поканите някого по имейл или чрез връзка за споделяне.
- Копирайте връзката, за да споделите проекта.
Ако искате да поканите някого в екипа, ето как можете да го направите:
- Отворете Асана.
- Кликнете върху името на вашия екип.
- Докоснете бутона Покани.
- В изскачащия прозорец решете дали искате да поканите членове чрез имейл или връзка.
Допълнителни често задавани въпроси
Можете ли да запазите частни проекти и задачи в Асана?
Да, имате пълен контрол над всичките си проекти в Асана и можете да решите техния статус. Контролът за разрешения ви позволява да следите всяка информация и нейната видимост за членовете на организацията. Всеки индивид може да определи дали иска да сподели нещо само със своя екип и сътрудници или с всички останали в Организацията.
как да пусна щифтове в Google Maps -
Ако задачите са част от частен проект, тяхната видимост е ограничена само до сътрудници, работещи директно върху проекта и неговите задачи. Всеки сътрудник може да види своята задача или подзадачи, но няма достъп до задачите на други хора, дори ако е в същата организация.
Понякога, когато искате конкретна информация да остане сред няколко члена на екипа, можете да маркирате тези проекти като частни или дори само за коментари. След като зададете задачите си да бъдат публични, те стават достъпни за всички от вашата организация или екип.
Когато решите да промените поверителността на проекта си, ето какво трябва да направите:
• Щракнете върху + в горния десен ъгъл.
• Там ще видите всички членове и гости във вашия екип, а отгоре ще видите Направете частен.
• След като щракнете върху Направи частен, вашият проект става достъпен само за членове на екипа.
Като алтернатива, ако искате да промените състоянието на задачата на частна, ето какво трябва да направите:
• Отворете задача в Асана.
• Щракнете върху Make Private в горния десен ъгъл.
• По този начин задачата е частна за преглед само от вас и други сътрудници.
• Премахнете всички сътрудници в долната част на страницата, ако искате тази задача да е частна.
Можете ли да добавите както членове, така и гости към един и същ проект?
Всъщност можете да добавите както членове, така и гости към един и същ проект. След като са в един и същи екип, те ще могат да виждат имената си и да си взаимодействат повече. Ако двама гости в момента се виждат като частен потребител, това означава, че не работят по един и същ проект или не са в един и същ екип. След като бъдат назначени към същия проект, имената им стават видими.
Членовете имат право да канят гости в Организацията, но администраторите са тези, които взимат окончателните решения. Разбира се, член може да добавя гости само към проекти, по които работи, а администраторът може да ги добавя към всички активни проекти, както и скрити.
Можете ли да имате няколко цесионери в Асана?
Понастоящем не е възможно да има множество възложители в Асана. Само един човек може да бъде назначен за една задача, тъй като той е отговорен за нейното изпълнение.
Един от начините да споделите задача между различни хора е да добавите една или повече подзадачи, където лесно можете да включите повече сътрудници. Друг начин е да използвате опцията Присвояване на копия и да накарате повече хора да работят върху копията на една и съща задача.
Асана интегрира ли се с екипи?
Asana и Microsoft Teams са съвместно създали успешен инструмент за управление на екипи. Използвайки Asana за екипите на Microsoft, екипите могат да работят заедно по-ефективно. В рамките на тази интеграция можете да използвате Teams, за да говорите със сътрудници, и Asana, за да разпределяте задачи.
Ето какво ви позволява интеграцията:
• Следвайте задачите, проектите и актуализациите на Asana в екипите.
• Използвайте Екипи за търсене на проекти в Асана.
• Създайте персонализирани известия, които работят и на двете платформи.
• Персонализирайте всичките си предпочитания за известяване.
• Използвайте всички файлове на Microsoft Office и ги прикачете към проекти и задачи на Asana.
• Използвайте OneDrive, за да съхранявате всички важни данни за задачи и проекти на Asana.
Какво могат да направят гостите в Асана?
Гостите не могат да имат същото ниво на достъп като членовете на организацията. Освен това те ще могат да виждат само информацията или файловете, специално споделени с тях или в група, в която са. Гостите могат да виждат задачи, проекти и публични проекти, които са били споделени с тях, но нямат разрешение за редактиране тях.
Налични са платени функции, но когато става въпрос за създаване, редактиране или дори изтриване на персонализирани полета, това ще бъде невъзможно, ако сте гост в Асана.
Ето какъв достъп имат гостите:
• Гостите не могат да станат членове на групата
• Гостите не могат да станат членове на групата, без да променят имейл адреса си
• Гостите не могат да сърфират в други екипи или да имат достъп до различни групи в организацията
Какво означава да бъдеш гост в организация?
Гостите са потребители, които нямат официален имейл акаунт от компанията. Те получават покана да помогнат на екипа с един или няколко подръчни проекта. Със статус Гост можете да общувате с клиенти, клиенти или някой друг, който работи по проекта. Вътре в Организацията обаче можете да видите само това, което другите са споделили с вас.
В Asana гостите могат да добавят или редактират стойности в проекта или задачата, но не могат да ги изтриват или създават нови. Освен това те имат достъп до всички първокласни функции, които им позволявате да използват, с изключение на управлението на персонализирани полета.
Могат ли гостите да се видят?
Гостите могат да се виждат само ако работят заедно по поне един проект. В противен случай те ще виждат другите като частни потребители. По този начин организацията се уверява, че те не могат да виждат имената си, освен ако не работят по нещо заедно.
Каква е разликата между гост и член с ограничен достъп?
Гостите и членовете с ограничен достъп (LAM) са в дъното на корпоративната стълбица. По същество LAM вече са част от организацията, докато гостите са временни членове на екипа. Разбира се, ако гост покаже талант и задоволителни резултати, той може да стане LAM или дори член.
как да добавите приятели в spotify -
Докато гостите не споделят домейна на компанията и не се броят в плана Asana, LAM имат фирмен имейл адрес и брой места в компанията. Състоянието на гост съществува само в рамките на организации и LAM, които са част от двете организации и работни пространства в Асана.
Винаги оставайте на път
Работата с екипи не е лесна задача, но инструменти като Asana могат да ви помогнат да управлявате натоварването и да създадете функционални екипи, които да доставят навреме. Оборудван със специфичен набор от инструменти, който позволява на администраторите да добавят членове, гости и да пренасочват членове на екипа с няколко кликвания, това е незаменим инструмент за всяка професионална компания.
Надяваме се, че сме ви помогнали да разберете как работи Asana и как да се възползвате максимално от него. Освен това вече знаете как да добавите гости към екипа си и да управлявате видимостта на всичките си проекти.
Обичате ли да използвате Asana? Използвали ли сте го с екипите на Microsoft?
Разкажете ни повече за това в раздела за коментари по-долу.
