-
Изображение 1 от9
как да се дават роли на раздори
Що се отнася до изхвърлянето на ежедневни документи, рядко има много нужда да излезете извън раздела Начало на Word. Но скрити в интерфейса, има богатство от допълнителни инструменти, които чакат да бъдат открити. Тези функции всъщност не са тайни, но много потребители никога не ги намират - и те биха могли да ви спестят значително време и усилия.
По-долу очертаваме нашите топ 20 лесно пренебрегвани функции в Word. Много от тях са в Word от десетилетие или повече и могат да бъдат намерени в менютата на Word XP и Word 2003, но ще се съсредоточим върху лентовия интерфейс от Word 2007 и по-нови версии, който в крайна сметка е измислен, за да помогне потребителите намират по-езотеричните функции на софтуера.
1. Изберете Подобно форматиране
В идеалния свят всеки елемент във вашия документ би имал определен стил. Но ако сте разчитали на локално форматиране, все още е лесно да направите глобални промени. Разделът за редактиране, най-вдясно от раздела Начало, включва удобната опция за Избиране на целия текст с подобно форматиране. Това ви позволява лесно да маркирате всичките си ad hoc заглавия, надписи и т.н. наведнъж и да промените външния им вид с един замах - или да приложите стил за по-лесно управление в бъдеще.
2. Панел за клипборда
Панелът на клипборда предлага удобен начин да съхранявате повече от един елемент в клипборда си наведнъж. Щракнете върху малката изскачаща икона в секцията Буфер за обмен в раздела Начало, за да я отворите. Запаметяват се до 24 скорошни операции за изрязване и копиране и можете да щракнете върху някоя от тях, за да я поставите в точката на вмъкване. Падащото меню Опции в долната част ви позволява да контролирате кога се появява панелът на клипборда; една от опциите е тя да се появи, когато натиснете два пъти Ctrl + C.
3. Превод
Word’s Review | Функцията за превод изпраща текста на вашия документ към уеб страницата на Microsoft Translator и показва превод в прозореца на браузъра. В Word 2010 и 2013 можете също да активирате Преглед | Превод | Мини преводач, който представя призрачна подсказка, когато задържите курсора на мишката върху избран фрагмент от текст; преместете показалеца върху него, за да видите изскачащ превод на избрания от вас език. Има десетки езици за избор: прегледайте ги, като изберете Избор на език за превод от падащото меню Превод.
4. Кернинг
Професионалният софтуер за настолни издания поддържа kerning - селективното регулиране на разстоянието между символите, за да направи текста по-естетически приятен. Word не прави това по подразбиране, но може да се включи, като щракнете върху изскачащата икона в раздела Шрифт в раздела Начало и поставите отметка в квадратчето с етикет Кернинг за шрифтове; въведете минимален размер на точка в полето отдясно. Ако използвате кернинг на малки шрифтове, обаче буквите може да изглеждат съвместно, което намалява четливостта.
За по-лесен достъп използвайте клавишната комбинация CTRL + D или CMD + D на Mac. Този пряк път ще ви отведе директно до екрана Шрифтове, независимо коя версия използвате. Тези, които изпълняват Word 2007 или по-стара версия, ще трябва да проверят опцията Разстояние между символите. Ако използвате по-нова версия, изберете раздела „Разширени“ в горната част на изскачащия прозорец, както е показано по-горе.
5. Поставете диаграма
Ако искате да включите диаграма на Excel във вашия документ, не е нужно да напускате Word. Избиране на Вмъкване | Графиката в Word ще отвори миниатюрен изглед на Excel, в който можете да редактирате или импортирате данните си. Просто затворете прозореца на Excel, след като сте готови - той ще бъде представен под формата на диаграма в Word. В горната част на прозореца на Word разделите Chart Tools ви дават пълен контрол върху дизайна и външния вид на вашата диаграма, така че няма нужда да стартирате Excel ръчно.
6. SmartArt
SmartArt ви помага да илюстрирате процеси и взаимоотношения чрез почти 200 предварително проектирани оформления за пирамидални организации, цикли, йерархии, матрици и др. За да го използвате в Word, просто щракнете върху Вмъкване | SmartArt и изберете шаблон. След това въведете етикетите си в плаващия панел, който се появява, и плъзнете дръжките, за да преоразмерите SmartArt. Ако искате той да се носи над вашия документ, можете лесно да постигнете това, като създадете текстово поле (чрез Insert | Text Box) и поставите вашия SmartArt вътре в него.
7. Поставете снимка на екрана
Ако пишете урок - или просто искате лесен начин да включите в документа си изображение от друга програма - можете да вземете област от работния плот на Windows, като изберете Insert | Снимка на екрана; падащото меню ви позволява директно да импортирате всеки отворен прозорец като изображение. Като алтернатива можете да изберете опцията Изрязване на екрана, за да плъзнете правоъгълник с мишката и да заснемете персонализирана област на екрана.
8. Поставете бързи части
Предприятията често трябва да създават писма и документи, които съдържат стандартни елементи или параграфи, като адрес. Функцията за автотекст на Word може да помогне. Изберете фрагмент от текст, след което изберете Вмъкване | Бързи части | Автотекст | Запазете селекцията в галерията с автотекст. Вече можете да вмъкнете този текст във всеки документ, като го изберете от Insert | Бързи части | Меню AutoText. Можете също така да настроите бързи части за елементи като името на вашата компания и имейл адрес, а в организатора на строителни блокове също можете да настроите шаблони и обекти за бърз достъп.
Имайте предвид, че тази опция не е достъпна за потребителите на Mac по време на писането.
9. Тире
Разрешаването на странната дума да се разлее през два реда може да подобри външния вид на вашия документ. Той може да попречи на десния Ви поле да стане прекалено дрипав или, в напълно оправдан текст, може да попречи на появата на големи острови с бяло пространство между всяка дума. Word може автоматично да дефинира думи, ако е необходимо, но функцията е изключена по подразбиране: за да я активирате, отидете в раздела Оформление на страница и изберете Пренасяне | Автоматично.
10. Номера на редове
Ако се позовавате на код, правни документи или дори поезия, може да искате да номерирате редовете си за лесно справяне. Инструментът за номериран списък на Word прилага настройки за отстъп, които може да не са това, което искате: изберете Оформление на страницата | Вместо това ще има номера на редове и Word ще приложи чиста номерация в полето на документа. По подразбиране номерирането на редове се прилага към целия документ, но можете да го накарате да пропусне избрания текст, като изберете номера на редове | Потискане за текущия параграф.
11. Цифрови подписи
Не винаги е очевидно дали цифровият документ е автентичен оригинал. За да подпишете документ с личен ключ за шифроване, отидете в раздела Файл (или кълбото в Word 2007), изберете Защита на документа и изберете Добавяне на цифров подпис; ще бъдете подканени да запазите документа, преди да бъде добавен подписът ви. Подписът автоматично ще бъде обезсилен, ако документът бъде променен, така че присъствието му е гаранция за автентичност. Ако искате да поканите някой друг да подпише документ, отидете в раздела Вмъкване и в секцията Текст изберете Ред за подпис.
12. Воден знак
Когато разпространявате чернова на документ или споделяте нещо частно с колега от работата, е полезно да можете да поставите воден знак на страницата, за да можете с един поглед да видите какъв тип документ е. Падащото меню Watermark, в раздела Page Layout, ви позволява да добавите голям сив воден знак с надпис ПРОЕКТ, ПОВЕРИТЕЛНО или СПЕШНО с две щраквания. Изберете Персонализиран воден знак, за да поставите свой собствен текст или изображение.
Потребителите на Mac ще трябва да използват раздела „Вмъкване“ в горната част на екрана на компютъра си, за да получат достъп до опцията Воден знак.
13. Цитирания
За академични трудове Word може също да ви помогне да управлявате вашите цитати. В раздела Референции ще намерите бутон за управление на източници; тук можете да въведете подробности за всяка работа, към която се отнасяте, след което да вмъкнете препратки към тях, като щракнете върху падащото меню Insert Citation. Можете да изберете формат на цитиране от 14 разпознати стила, включително APA и MLA стандарти, а в края можете да генерирате библиография с едно щракване.
14. Макроси
Интерфейсът за скриптове на Office е меко казано сложен, но ако искате да автоматизирате проста, повтаряща се задача, няма нужда да въвеждате ред код. В раздела Изглед щракнете върху падащото меню Макроси и изберете Запис на макрос. В диалоговия прозорец, който се отваря, изберете бутон или клавишна комбинация (не забравяйте да щракнете върху Assign, за да потвърдите избора си); след това изпълнете задачата, която искате да автоматизирате. Когато приключите, върнете се към падащото меню и изберете Спиране на записа. Сега натискането на избрания от вас бутон или комбинация от клавиши по всяко време ще повтори операциите, които сте записали.
15. Изглед на контур
Ако използвате Word за голям проект, като дисертация в колеж или роман, може да е полезно да разделите документа на раздели и подраздели. Отидете на Преглед | Контур за достъп до йерархичен дисплей, който ви позволява да маркирате заглавия и да свивате основния текст под тях; това ви дава ясен преглед на вашия документ, който може лесно да бъде реорганизиран чрез преместване на секции наоколо. Можете също така да съберете няколко документа в един главен проект: щракнете върху Покажи документ в раздела Основен документ в раздела Очертаване, за да импортирате или създадете поддокументи.
16. Цвят на страницата
Ако искате документът ви да се откроява, можете да използвате Page Layout | Падащо меню Цвят на страницата за прилагане на фоново измиване; изберете Попълнете ефекти и можете да добавяте модели и текстури. Попълванията и шаблоните се прилагат автоматично към всички страници на вашия документ. Освен това, въпреки че можете да ги видите на екрана, те не се отпечатват, така че няма да пречат на четливостта на вашите хартиени копия.
как да промените името си в хаха
Някои потребители могат да намерят избор на Цветове на страница в раздела „Дизайн“ в зависимост от версията на Microsoft Word и системата, която използвате.
17. Вмъкване на индекс
Трета полезна функция за по-дълги произведения е възможността за автоматично генериране на индекс. За да използвате тази функция, първо трябва да маркирате вашите препратки в текста, като изберете съответната дума или фраза, след което щракнете върху Препратки | Вмъкване на индекс. Когато сте маркирали всичките си заглавни думи, щракнете върху Вмъкване на индекс, за да създадете индекс. Това ще съдържа препратки към маркираните от вас екземпляри и самообновяващи се връзки към номерата на страниците, на които се появяват.
18. Комбинирайте и сравнете документи
Word може автоматично да сравнява или комбинира два документа: ще намерите инструмента под Преглед | Сравнете. Ако предпочитате да си свършите работата сами, щракнете върху Преглед | Изглед рамо до рамо; това автоматично ще позиционира вашите документи един до друг с еднакви коефициенти на мащабиране, за да можете лесно да гледате напред-назад между тях. Ако щракнете върху бутона Синхронно превъртане, те дори ще се превъртат нагоре и надолу в стъпка на заключване, когато преместите курсора или плъзнете лентата за превъртане.
19. Инспектор на документи
Служителите на пресата и държавните служители са се озовали в топла вода в миналото за разпространение на документи с поверителна информация, вградена в техните метаданни, или които могат да бъдат възстановени чрез опцията за проследяване на Word. Не правете същата грешка: в раздела Информация под раздела Файл (или Orb в Office 2007) ще намерите селекция от опции в падащото меню Подготовка за споделяне, които ви позволяват да проверите за скрита информация (и да потвърдите съвместимостта) с други издания на Word).
20. Персонализирайте лентата
Лентовият интерфейс е проектиран да бъде по-стабилен от изключително персонализирания интерфейс на Office 2003. Ако обаче изберете Файл | Опции | Персонализирайте лентата, можете да добавяте нови функции към нея и да премахвате тези, които не искате да виждате. Можете да добавяте функции, които обикновено не са изложени изобщо - има полезна селекция от команди, които не са в лентата - и дори да създавате свои собствени раздели. Ако това е твърде сложно, можете да персонализирате лентата с инструменти за бърз достъп, която се показва в горната част на екрана, като използвате малката стрелка за падащо меню в десния й край.
