Google Docs е страхотен инструмент за сътрудничество, тъй като позволява на няколко души да редактират и работят върху един документ едновременно, без да губят представа кой какво прави. Ако вие или вашата организация използвате Google Документи, знанието кой от екипа е прегледал какъв документ и кога може да бъде полезна информация. От това да гарантирате, че всички са прочели проект, правила и условия, вашето последно подаване, политики и процедури или някакъв друг важен документ, възможността да видите кой какво е направил и кога е от съществено значение.
Доскоро не можехте да видите кой е преглеждал вашите документи в Google. Можете да видите кой го е редактирал, но не и кой просто го е прочел. Ако не са запазили, редактирали или оставили коментар, нямате представа дали даден човек изобщо е прочел последната версия на документ. Освен това, тъй като можете да споделяте Google Документи с разрешения само за четене, можете да споделите документа с някои хора с намерението те да прегледат документа, но без да правят промени.
Текущите версии на Google Документи ви позволяват да конфигурирате настройки, за да можете да видите кой е преглеждал вашите Google Документи. Нека да разгледаме как можете да направите това сами.
G Suite Activity Monitor
G Suite обикновено се използва от организации, в които сътрудничеството е от съществено значение. Ако използвате G Suite, за да си сътрудничите редовно с други, можете да използвате Activity Monitor, за да видите хронологията на изгледите на всеки файл в Google Документи.
Следвайте тези стъпки, за да направите това:
- Отворете файл на Google Sheet
- Кликнете върху възходящата тенденция икона със стрелка в горния десен ъгъл или отидете на Инструменти падащо меню
- Отвори Табло за активност
- Кликнете върху Всички зрители за раздела на вашата организация
Този процес ще ви позволи да проследите изгледите в документа, включително датата и часа на последния преглед за всеки зрител.
Ако не виждате опцията Activity Monitor във вашия Google Doc, това вероятно означава, че сте влезли в безплатната версия на Google Docs или в личен акаунт, а не във версия на G Suite.
Тенденции в зрителите и коментарите
В допълнение към това, че виждате кой е преглеждал вашите документи в Google, Мониторът на активността също ви позволява да видите тенденциите за това кога хората са преглеждали или коментирали вашия документ.
Тенденция на зрителите: Показва ви лентова диаграма на броя на отделните зрители за всеки период от време, който изберете от 7 дни до всички времена.
Тенденция на коментарите: Показва ви лентови диаграми на тенденцията на коментарите за всеки период от време от 7 дни до всички времена.
как да включите субтитри на
Изключете хронологията на прегледите в Google Документи
Ако по някаква причина искате да изключите хронологията на прегледите на документ, можете да направите и това, като следвате тези бързи стъпки:
- Отворете Google Sheet
- Кликнете върху възходящата тенденция стрелка в горната дясна част на вашия документ или отидете на Инструменти от падащото меню
- Отвори Табло за активност
- Изберете Настройките за поверителност .
- Под Настройка на документа , превключване Показване на моята хронология на прегледи за този документ за изключване.
Тази опция е налична и в личната или безплатната версия на Google Документи. Ако работите върху документ, но не искате вашите сътрудници да знаят, докато не сте готови да споделите окончателните си редакции, можете да изключите хронологията на прегледите.
- Започнете, като отворите Google Таблици и щракнете върху Настройки .
- The Настройки менюто ви позволява да изключите хронологията на прегледите с Табло за активност настройки. След като превключите това на Изкл позиция, щракнете Добре за да запазите промените.
Как да видите кой е направил промени във вашия Google документ
Контролът на версиите е много важен, особено ако работите в регулирана индустрия. Контролът на версиите е нещо, което Google Документи се справя добре от известно време. Документи ще покажат кой е редактирал, запазил или споделил документ. Това всъщност работи не само с G Suite, но и с лични Google Документи.
как да отворите отново затворените раздели хром -
Ако се интересувате от контрол на версиите или искате да сте сигурни, че никой не е направил промени, които не трябва, без да заключите файла, можете да разберете, като следвате тези стъпки:
- Отворете лист в Google, който искате да проследявате.
- Изберете Файл и История на версиите
- Изберете Вижте хронологията на версиите
- Вдясно на екрана трябва да се появи прозорец, показващ всяко записване и редактиране за въпросния документ.
В рамките на този прозорец трябва също да имате опцията да видите предишната версия на документа, преди да бъдат направени редакциите.
Това е от съществено значение за контрола на версиите, тъй като имате одитна пътека за това какви промени са направени, кога са направени и от кого. Също така е полезно, ако сте направили някои промени, спите, промените решението си и искате да ги върнете назад.
Как да видите кой е споделил вашия Google документ
Можете също така да видите кой е споделил вашия Google документ и кога. Можете също така да видите настройките за споделяне, за да можете по-добре да контролирате достъпа до вашия документ.
- Отидете на drive.google.com
- Кликнете върху Моят диск наляво
- Щракнете върху малкия аз бутон в горния десен ъгъл
- Сега щракнете Дейност
- Или щракнете върху всеки файл или папка поотделно, или прегледайте лентата за превъртане вдясно на екрана. Това ще ви покаже кой е споделил вашия документ.
Можете също да проверите от документа, като изберете Споделяне. Имената на лицата ще се появят в изскачащия прозорец. Ако има няколко души, изберете име и ще се появи списъкът с всички имена.
Последни мисли
Възможността ви да определяте кой е преглеждал, споделял и редактирал вашите документи е ограничена, ако нямате достъп до акаунт в G Suite; все пак има начини да получите основна информация.
Като следвате стъпките, предоставени в това ръководство, можете бързо и лесно да видите кой е преглеждал, редактирал или променял вашия документ в Google Документи по какъвто и да е начин. Имате ли някакви въпроси, опит или съвети, свързани с това да видите активността във вашите документи в Google? Оставете коментар в секцията по-долу.
