В продължение на две десетилетия SharePoint е най-добрата система за сътрудничество за компании от цял свят. Много напреднали функции на платформата създават безопасна среда за обмен на информация, запис на данни и споделяне на документи.
Една такава функция ви позволява да отворите файл на SharePoint, дори ако не сте обикновен потребител. В тази статия ще разгледаме основите на външното споделяне – от това как да споделяте с външни потребители до какъв тип файлове можете да включите.
Споделяне на документи с помощта на SharePoint
SharePoint ви позволява както да съхранявате, така и да споделяте файлове, като използвате избрания от вас уеб браузър. Съвместим е с почти всички търсачки и устройства. Можете също да го синхронизирате с други услуги за съхранение в облак, като напр OneDrive .
Платформата е много подходяща за споделяне на всички видове файлови формати. Интерфейсът е сравнително лесен за четене, така че процесът е доста прост. Ето как да споделяте документи с помощта на SharePoint:
- Отворете браузъра си и отидете на office.com/signin . Влезте с вашия акаунт в Microsoft, като използвате вашия имейл, телефонен номер или Skype профил. Ако не сте се регистрирали, щракнете върху връзката по-долу, за да създадете акаунт.
- Превъртете през вашите файлове. Маркирайте тези, които искате да споделите. SharePoint също ви позволява да избирате цели папки. Щракнете върху бутона Споделяне в горния ляв ъгъл.
- Щракнете върху стрелката надолу, за да отворите падащо меню. Изберете една от опциите за споделяне на връзки.
- За да разрешите достъп на всеки с връзката, изберете Всеки.
- За да споделите файла с вашите колеги, изберете Хора в .
- Ако искате да споделите само с конкретни хора, въведете техните имена в съответното поле.
- Ако искате да добавите допълнителни инструкции, можете да напишете съобщение.
- Когато сте готови, щракнете върху Приложи.
По-бърз начин да го направите е да създадете връзка, която води до конкретен файл. След това можете да прикачите URL адреса към текстово съобщение или да го копирате на друг уебсайт. Човекът, който получи връзката, ще може да я сподели и с други хора. Ето как да го направите:
коя е най-дългата серия от Snapchat
- Влезте в акаунта си на office.com/signin .
- Щракнете върху раздела Копиране на връзка в SharePoint.
- Изберете опция за споделяне от падащото меню. Щракнете върху Приложи, за да създадете връзката.
- Използвайте клавишните комбинации CTRL +C и CTRL + V, когато искате да копирате/поставите връзката. Можете също да го направите, като щракнете с десния бутон върху URL адреса и изберете опциите от падащия списък.
Споделете уебсайт с помощта на SharePoint
SharePoint не ви ограничава до споделяне на файлове и папки. Можете също да споделите целия си сайт както с външни потребители, така и с членове на вашата директория. Ето как да го направите:
- Влезте във вашия акаунт в SharePoint.
- Щракнете върху бутона Споделяне на сайта.
- Ще се отвори нов прозорец. Въведете името на човека или групата, които искате да добавите към сайта. Можете също да споделите сайта с цялата организация. Просто въведете Всички с изключение на външни потребители в диалоговия прозорец.
- Задайте желаното ниво на разрешение. Можете да разрешите на хората да преглеждат, редактират или напълно управляват сайта.
- Ако желаете, можете да прикачите съобщение, съдържащо допълнителна информация или инструкции.
- Щракнете върху Споделяне, когато сте готови.
Споделяйте всичко с помощта на SharePoint Teams
С екипа на SharePoint вие и вашите колеги можете да обменяте редовно документи, медийни файлове и приложения. Порталът има за цел да увеличи производителността и да оптимизира сътрудничеството по проекти.
Като член на екипа можете да получите достъп до всички връзки към съответните директории, файлове и уебсайтове на началната страница на портала. Можете също да използвате емисията за активност, за да следите взаимодействията на сайта.
Екипът на SharePoint има раздел Файлове с широк набор от функции. Всеки член може да използва тези функции за редактиране на споделени файлове и персонализиране на портала. Ето списък с опции:
- Достъп до допълнителни функции в секцията Нов файл.
- Синхронизирайте файловете със съответния локален диск.
- Променете изгледа, за да направите интерфейса на портала по-организиран. Налични са няколко опции, включително изглед на списък, изглед на плочки и компактен изглед.
- Отстранете зловреден софтуер или нежелани файлове или докладвайте за подозрителни файлове.
- Качване и чекиране на файлове.
- Разгледайте и изтеглете файлове.
- Пренаредете реда на файловете.
Управление на настройките за споделяне на гости на SharePoint
Ако сте глобален или администратор на SharePoint, имате право да персонализирате настройките за споделяне за цялата организация. Това означава, че трябва да решите нивото на участие на гостите на сървъра на SharePoint. Има няколко конфигурации за споделяне, от които можете да избирате, в зависимост от вашите нужди. Ето как да управлявате настройките за споделяне на гости:
- Отворете браузъра си и влезте в своя администраторски акаунт.
- Отворете раздела Външно споделяне.
- Изберете желаното ниво на споделяне за вашата организация. Обикновено настройката по подразбиране е Всеки.
Различните настройки за споделяне предполагат различни нива на достъп. Уверете се, че сте избрали такъв, който съответства на типа документ, който споделяте. Ето бърза разбивка на всяка конфигурация за споделяне:
- Всеки. Тази настройка позволява на потребителите да споделят връзки, които не изискват никакво удостоверяване. Това означава, че те могат да го изпращат както на съществуващи гости, така и на нови. Като администратор можете да зададете срок на валидност за всяка връзка.
- Нови плюс съществуващи гости. С тази настройка гостите трябва да влязат със своя акаунт в Microsoft, за да имат достъп до връзката. Те могат също да използват своя идентификационен номер на училище или фирма. Това е така, защото тези видове връзки изискват кодове за потвърждение на самоличността.
- Само съществуващи гости. По този начин ще можете да споделяте файлове с гости от вашата директория. Това включва всеки, който е приемал вашите покани в миналото. Също така се отнася до гостите, които сте добавили ръчно чрез Azure B2B или подобни функции за сътрудничество.
- Само членове на вашата организация. Ако искате да попречите на външни потребители да имат достъп до вашата директория, изберете тази настройка. Той деактивира функцията за външно споделяне и запазва всички файлове във вашата организация.
Ако деактивирате външното споделяне, след това го включете отново, Гостите, на които преди е бил предоставен достъп, все още могат да се присъединят към сървъра. Ако не искате Гостите да си възвърнат достъпа до определени сайтове, трябва да изключите настройката за тези сайтове поотделно.
Често задавани въпроси за споделяне на гости на SharePoint
Как да включа и изключа външно споделяне, когато имам нужда?
Файловете, които запазвате на вашия сървър на SharePoint, са достъпни за всеки с разрешение за сайта. Въпреки това, може да искате да споделите определени файлове с хора, които не използват SharePoint редовно. Тук влиза в действие функцията за външно споделяне.
За да активирате настройката, трябва да сте мениджър на SharePoint в Microsoft 365. Мениджърите на сайтове нямат правомощия да разрешават или деактивират външно споделяне. Ето как да го направите:
1. Влезте в уеб страницата на центъра за администриране на SharePoint.
2. Придвижете се до колоната от лявата страна. Изберете сайт от списъка.
3. Щракнете върху кръга до опцията за споделяне, която искате да активирате.
Наличните опции се определят на ниво компания. Ако деактивирате външното споделяне на конкретен сайт, всички връзки, които сте споделили на него, вече няма да функционират.
Какво могат да правят гостите с моите споделени документи?
Когато споделяте връзка, можете да определите дали лицето, което я отваря, може да прави промени във файла. Ако поставите отметка в квадратчето Разрешаване на редакции, ето какво могат да направят другите потребители, след като получат връзката:
• Качване и изтегляне на файлове и папки на сървъра.
• Създавайте нови папки и качвайте нови файлове.
• Премахване на файлове от сървъра на SharePoint.
• Редактиране на съществуващи елементи и папки.
• Прехвърляне на файлове от една папка в друга.
• Променете името и формата на конкретен файл.
• Споделете връзките към файловете с други хора.
Дори и с активирано редактиране, някои неща все още са забранени. Ето какво не може да направи приемникът:
• Редактиране или преименуване на основна директория. Това важи за други папки с висока йерархия.
• Отворете други папки от вашия сървър на SharePoint. Те могат да преглеждат и редактират само споделените от вас.
• Достъп до всичко друго на вашия сайт на SharePoint без разрешение.
Също така има три настройки за споделяне, достъпни за гост потребители във вашата директория. Можете да изберете някоя от следните опции:
• Всеки (връзката може да бъде достъпна без проверка).
• Нови гости (връзката изисква гостът да потвърди самоличността си). Съществуващите гости също имат достъп до тези връзки, след като влязат с акаунт в Microsoft.
• Само съществуващи гости (споделянето е ограничено до гости, които вече са включени във вашата директория).
• Само членове на вашата организация (няма външни гости да имат достъп до връзката).
Какво мога да споделя с помощта на Microsoft SharePoint?
SharePoint поддържа всички видове файлови формати. Можете да качвате почти всичко във вашата директория без затруднения.
По-старите версии обаче имат проблеми с определени типове файлове. Например следните разширения са напълно блокирани от сървъра 2016:
• .asmx
• .asmx
• .svc
• .сапун
• .json
• .xamlx
За щастие текущият сървър няма такова ограничение. Към момента няма формати и разширения, които са забранени от SharePoint.
Споделянето е загриженост
SharePoint внася ред в онлайн работното място. Разширените функции на системата ви позволяват да споделяте както файлове, така и цели сайтове само с няколко прости стъпки.
Има предпочитана настройка за споделяне за всяка ситуация и тип връзка. Глобалните и SharePoint администраторите могат дори да активират външно споделяне и да управляват настройките за гости за цялата организация.
Вие и вашите колеги използвате ли SharePoint за обмен на файлове? Има ли различна система за сътрудничество, която предпочитате? Коментирайте по-долу и споделете вашите мисли за функцията за външно споделяне.
