Как да зададете съобщение навън в Skype

Различните цветни състояния в Skype за бизнеса уведомяват вашите контакти, когато сте далеч от офиса, и нивото ви на наличност. Ако трябва да знаете как да направите това, ще ви покажем в тази статия.

Първо, ще ви преведем през настройката на извън офиса с автоматични отговори в Windows 10; след това как да включите повече информация, като зададете наличността си в Skype. Освен това, тъй като Mac версията на Skype for Business в момента не получава информация за календара на Outlook, ще ви покажем стъпките за заобикаляне.

Опция 1: Синхронизиране на MS Outlook със Skype за бизнеса (пурпурна точка с автоматични отговори)

Настройте извън офиса с автоматичен отговор в Windows

Преди да настроите вашия извън офис с автоматични отговори, трябва да проверите кой тип акаунт в Outlook имате, тъй като това ще зависи от стъпките, които трябва да следвате:

1. В Outlook щракнете върху Файл > Настройки на акаунта.
   
2. Изберете Настройки на акаунта, след което проверете колоната Тип:
   
   • Ако използвате служебен имейл, тогава вашият акаунт ще бъде Microsoft Exchange.
     
   • Ако това е личен имейл като Gmail, акаунтът ви ще бъде IMAP или POP3.

За да настроите автоматичен отговор извън офиса за акаунт в Microsoft Exchange:

1. Стартирайте Outlook, след което изберете Файл > Автоматични отговори.
   
2. От полето Автоматични отговори щракнете върху Изпращане на автоматични отговори.
   
   • Можете да зададете период от време за вашите автоматични отговори, който ще спре в крайния час; в противен случай ще трябва да го изключите ръчно.
     
   • Използвайте опцията Правила и сигнали, за да настроите вашето извън офиса, ако опцията Автоматични отговори не е там.
3. Въведете отговора, който искате да изпратите, докато сте далеч, в раздела Вътре в моята организация.
   
   • Опцията за всеки извън моята организация ще изпрати вашия автоматичен отговор на всеки имейл.
     
4. Щракнете върху OK, за да запазите.
   

За да създадете съобщение извън офиса за вашия IMAP или POP3 акаунт:

1. Стартирайте Outlook, след което изберете Файл, за да покажете опциите за информация за вашия акаунт.
   
2. Изберете Ново съобщение.
   
3. Попълнете темата и отговора за вашия шаблон.
   
4. Щракнете върху Файл и след това Запиши като.
   
5. Въведете името на вашия шаблон в падащото меню Запиши като тип; след това щракнете върху Outlook Template (*.oft).
   
6. Изберете местоположението и след това Запазете.
   

За да създадете правилото за извън офиса:

1. Щракнете върху Файл > Управление на правила и сигнали.
   
2. В раздела Правила за електронна поща в полето Правила и предупреждения изберете Ново правило.
   
3. Изберете Прилагане на правило към съобщението, което получавам под правилото Старт от празно, след което Напред.
   
4. Оставете опциите за стъпки 1 и 2 непроменени, за да отговорите на всичките си съобщения, след което След това.
   
5. Щракнете върху Да, за да потвърдите правилото за всички съобщения.
   
6. Под Стъпка 1: Изберете действие(я); след това щракнете върху отговор, като използвате конкретен шаблон.
   
7. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото, изберете маркирания текст за конкретен шаблон.
   
8. Изберете потребителски шаблони във файлова система от опцията Изберете шаблон за отговор в Търсене.
   
9. Щракнете върху вашия шаблон, след което Отвори > Напред.
   
10. Добавете всички необходими изключения, след което Напред.
    
11. Сега наречете своето правило нещо, например „Извън офиса“.
12. Ако искате да стартирате автоматичните си отговори сега, оставете опцията Включване на това правило отметната, след което Край, в противен случай премахнете отметката от опцията, докато не сте готови.
    

Забележка : Докато отсъствате, ще трябва да оставите Outlook да работи, за да изпратите автоматичните отговори.

За да активирате правилото:

1. Щракнете върху Файл > Управление на правила и сигнали.
   
2. От Правила за електронна поща в Правила и предупреждения намерете вашето правило, след това вляво от него поставете отметка в квадратчето и OK.
   

Накрая задайте присъствието си на Активно в Skype:

как да поправите телевизия vizio, която няма да се включва

Всеки път, когато някой от вашите контакти в Skype ви търси, те ще видят малка лилава точка до името ви. Това потвърждава, че сте извън офиса, но все още сте на разположение и сте готови за разговор.

1. Влезте в Skype и изберете снимката на вашия профил от чатове.
   
2. Щракнете върху текущото си състояние, след което изберете Активно.
   

Настройте състояние извън офиса и активно Skype в Mac

Забележка : Skype за бизнеса в Mac в момента не предлага подробности за присъствие въз основа на календар на Outlook. Като заобиколно решение можете да зададете състоянието си на Активно със съобщение за състоянието извън офиса:

1. Влезте в Skype и щракнете върху снимката си.
2. Изберете Налично от падащата стрелка под вашето име.

След това, за да добавите съобщението си за състоянието:

1. Щракнете върху снимката си, след което изберете Кликнете, за да добавите съобщение за състояние.
2. Въведете съобщение, например, в момента съм офлайн.... – ….. Моля, пишете ми.
   • За да премахнете съобщението, просто щракнете върху него и след това натиснете Изтрий.

Когато вашите колеги ви потърсят в своите Skype контакти, те ще видят, че сте извън офиса и сте на разположение.

Опция 2: Синхронизиране на календара на MS Outlook със Skype (пурпурна стрелка с кръг)

Настройте извън офиса със/без автоматичен отговор в Windows

Преди да настроите вашия извън офис, трябва да проверите кой тип акаунт в Outlook имате, тъй като това ще зависи от стъпките, които трябва да следвате:

1. В Outlook щракнете върху Файл > Настройки на акаунта.
   
2. Изберете Настройки на акаунта, след което проверете колоната Тип:
   
   • Ако използвате служебен имейл, тогава вашият акаунт ще бъде Microsoft Exchange.
     
   • Ако това е личен имейл като Gmail, акаунтът ви ще бъде IMAP или POP3.

За да настроите автоматичен отговор извън офиса за акаунт в Microsoft Exchange:

1. Стартирайте Outlook, след което изберете Файл > Автоматични отговори.
   
2. От полето Автоматични отговори щракнете върху Изпращане на автоматични отговори.
   
   • Можете да зададете период от време за вашите автоматични отговори, който ще спре в крайния час; в противен случай ще трябва да го изключите ръчно.
     
   • Използвайте опцията Правила и сигнали, за да настроите вашето извън офиса, ако опцията Автоматични отговори не е там.
3. Въведете отговора, който искате да бъде изпратен, докато сте навън, в раздела Вътре в моята организация. Можете също да оставите отговора празен.
   
4. Опцията за всеки извън моята организация ще изпрати вашия автоматичен отговор на всеки имейл. Ако искате да оставите отговора празен, Outlook препоръчва да изберете само моите контакти.
   
5. Щракнете върху OK, за да запазите.
   

За да създадете съобщение извън офиса за вашия IMAP или POP3 акаунт:

1. Стартирайте Outlook, след което изберете Файл, за да покажете опциите за информация за вашия акаунт.
   
2. Изберете Ново съобщение.
   
3. Попълнете темата и отговора за вашия шаблон.
   
4. Щракнете върху Файл и след това Запиши като.
   
5. Въведете името на вашия шаблон в падащото меню Запиши като тип; след това щракнете върху Outlook Template (*.oft).
   
6. Изберете местоположението и след това Запазете.
   

За да създадете инструкцията извън офиса:

1. Щракнете върху Файл > Управление на правила и сигнали.
   
2. В опцията Правила за електронна поща в полето Правила и предупреждения изберете Ново правило.
   
3. Изберете Прилагане на правило към съобщението, което получавам под правилото Старт от празно, след което Напред.
   
4. Оставете опциите за стъпки 1 и 2 непроменени, за да отговорите на всичките си съобщения, след което След това.
   
5. Щракнете върху Да, за да потвърдите правилото за всички съобщения.
   
6. Под Стъпка 1: Изберете действие(я); след това щракнете върху отговор, като използвате конкретен шаблон.
   
7. Под Стъпка 2: Редактирайте описанието на правилото, изберете маркирания текст за конкретен шаблон.
   
8. Изберете потребителски шаблони във файлова система от опцията Изберете шаблон за отговор в Търсене.
   
9. Щракнете върху вашия шаблон, след което Отвори > Напред.
   
10. Добавете всички необходими изключения, след което Напред.
    
11. Сега наречете своето правило нещо, например „Извън офиса“.
12. Ако искате автоматичните ви отговори да започнат сега, оставете отметната опцията Включване на това правило, след което Завършете или премахнете отметката от опцията, когато сте готови.
    

Забележка : Докато отсъствате, ще трябва да оставите Outlook активен, за да изпратите автоматичните отговори.

За да активирате правилото:

1. Щракнете върху Файл > Управление на правила и сигнали.
   
2. От Правила за електронна поща в Правила и предупреждения намерете вашето правило, след което поставете отметка в квадратчето вляво от него, след което OK.
   

И накрая, задайте присъствието си на Извън работа в Skype:

Всеки път, когато някой от вашите контакти в Skype ви търси, те ще видят малка, лилава, сочеща наляво стрелка и точка до името ви. Това потвърждава, че сте извън офиса и сте извън работа; по този начин неактивен.

1. Влезте в Skype и изберете снимката на вашия профил от чатове.
   
2. Кликнете върху текущото си състояние, след което изберете Извън работа.
   

Настройте състояние на Skype извън офиса и извън работа в Mac

Забележка : Skype за бизнеса в Mac в момента не предлага подробности за присъствие въз основа на календар на Outlook. Като заобиколно решение можете да зададете състоянието си на Извън работа със съобщение за състояние извън офиса:

1. Влезте в Skype и щракнете върху снимката си.
2. Изберете Извън работа от падащата стрелка под вашето име.

След това, за да добавите съобщението си за състоянието:

1. Щракнете върху снимката си, след което изберете Кликнете, за да добавите съобщение за състояние.
2. Въведете съобщение, например, в момента съм офлайн.... и ще се върне....
   • За да премахнете съобщението, просто щракнете върху него и след това натиснете Изтрий.

Когато вашите колеги ви потърсят в своите контакти в Skype, те ще видят, че сте извън офиса и не сте на разположение.

Често задавани въпроси за Skype извън офиса

Защо моят статус извън офиса Skype все още се показва?

Когато опцията Показване на информацията ми извън офиса към контактите е отметната в Инструменти, > Опции, > Лично, състоянието ви извън офиса ще продължи да се показва дори когато е изключено в Outlook.

Ако това не е така, моля, опитайте да се свържете с Microsoft екип за техническа поддръжка за помощ.

Мога ли да изключа състоянието извън офиса, като използвам Skype вместо Outlook?

Skype използва информацията от календара на Outlook, за да актуализира състоянието ви; следователно ще трябва да изключите извън офиса си чрез Outlook.

Показване на състоянието ви извън офиса в Skype

Инструментът за незабавни съобщения на Skype за бизнеса използва информацията от вашия календар на Outlook, за да информира вашите контакти в Skype за състоянието ви. Това е удобно вашите контакти да видят с един поглед дали сте извън офиса и сте на разположение или сте извън офиса и не сте на разположение.

След като ви показахме стъпките за това, успяхме ли да го настроим – работи ли според очакванията? Моля, уведомете ни в секцията за коментари по-долу.