Google Docs е чудесен инструмент за сътрудничество, тъй като позволява на няколко души да редактират и работят по един документ едновременно, без да губят представа кой какво прави.
Ако вие или вашата организация използвате Google Docs, знаейки кой от екипа е разглеждал какъв документ и кога може да бъде полезна информация. От осигуряването на всички да прочетат проект, условия и условия, последното ви представяне, политики и процедури или някакъв друг важен документ, да можете да видите кой какво е направил и кога е от съществено значение.
Доскоро не можехте да видите кой е гледал вашия Google Doc. Можете да видите кой го е редактирал, но не и кой току-що го е прочел. Ако не са запазили, редактирали или оставили коментар, нямахте представа дали определен човек изобщо е чел най-новата версия на документ.
как да изтеглите всички снимки във Facebook
Освен това, тъй като можете да споделяте Google Docs с разрешения само за четене, можете да споделите документа с някои хора с намерението те да прегледат документа, но да не правят промени.
Текущите версии на Google Docs ви позволяват да конфигурирате настройките, така че да можете да видите кой е гледал вашия Google Doc. Нека да разгледаме как можете да направите това сами.
Мониторът на активността в G Suite
G Suite обикновено се използва от организации, в които сътрудничеството е от съществено значение. Ако използвате G Suite, за да си сътрудничите редовно с други хора, можете да използвате Activity Monitor, за да видите историята на изгледите на всеки файл на Google Doc.
Следвайте тези стъпки, за да направите това:
- Отворете файл на Google Doc
- Кликнете върху тенденцията нагоре икона на стрелка в горния десен ъгъл или отидете на Инструменти падащо меню
- Отвори Монитор на активността
- Кликнете върху Всички зрители за раздела на вашата организация
Този процес ще ви позволи да проследявате изгледи в документа, включително датата и часа на последния изглед за всеки зрител.
Ако не виждате опцията Activity Monitor във вашия Google Doc, вероятно означава, че сте влезли в безплатната версия на Google Docs или в личен акаунт, а не в G Suite.
Тенденции на зрителите и коментарите
Освен че вижда кой е разглеждал вашия Google Doc, Activity Monitor ви позволява да видите и тенденциите, когато хората са преглеждали или коментирали вашия документ.
Тенденция на зрителите: Показва ви стълбовидна диаграма на броя уникални зрители за всеки период от време, който изберете от 7 дни до цялото време.
Тенденция на коментарите: Показва линейни диаграми на тенденцията на коментар за всеки период от време от 7 дни до цялото време.
Изключете историята на прегледите в Google Docs
Ако по някаква причина искате да изключите историята на прегледи на документ, можете да направите и това, като изпълните следните бързи стъпки:
как да направите екранна снимка на момента, без те да знаят
- Отворете Google Doc
- Кликнете върху тенденцията нагоре стрелка в горната дясна страна на вашия документ или отидете на Инструменти от падащото меню
- Отвори Монитор на активността
- Под Настройка на документ превключете Покажи моята история на прегледи за този документ да изключите
Тази опция е налична и в личната или безплатната версия на Google Docs. Ако работите по документ, но не искате сътрудниците ви да знаят, докато не сте готови да споделите окончателните си редакции, можете да изключите историята на изгледите си.
Започнете, като отворите Google Docs и кликнете върху Настройки .
Менюто Настройки ви позволява да изключите историята на прегледите си с настройките на таблото за управление на активността. След като превключите това в изключено положение, щракнете върху OK, за да запазите промените.
Как да видите кой е направил промени във вашия Google Doc
Контролът на версиите е много важен, особено ако работите в регулирана индустрия. Контролът на версиите е нещо, което Google Docs е направил добре за известно време. Документите ще показват кой е редактирал документ, запазил или споделил. Това всъщност работи не само с G Suite, но и с лични Google Документи.
Ако се интересувате от контрола на версиите или искате да сте сигурни, че никой не е направил промени, които не трябва, без да заключва файла, можете да разберете, като изпълните следните стъпки:
- Отворете Google Doc, който искате да проследявате
- Изберете Файл и История на версиите
- Изберете Вижте История на версиите
Вдясно на екрана трябва да се появи прозорец, показващ всяко записване и редактиране на въпросния документ. В зависимост от начина, по който сте настроили G Suite или Google Docs, можете също да видите тези данни, като изберете връзката „Последната редакция беше ...“ в горната част на документа. Ще ви отведе точно на същото място.
В рамките на този прозорец трябва да имате и възможността да видите предишната версия на документа преди извършването на редакциите.
Това е от съществено значение за контрола на версиите, тъй като имате одиторска следа за това какви промени са направени, кога са направени и от кого. Също така е полезно, ако сте направили някои промени, спите върху тях, промените мнението си и искате да ги върнете обратно.
Как да видите кой е споделил вашия Google Doc
Можете също така да видите кой и кога е споделил вашия Google Doc. Можете също да видите настройките за споделяне, за да можете по-добре да контролирате достъпа до вашия документ.
къде е моят ключ за поток на потрепване
- Отидете на drive.google.com
- Кликнете върху MyDrive наляво
- Щракнете върху малкия i бутон в горния десен ъгъл
- Щракнете Дейност
- Или щракнете върху всеки файл или папка поотделно или прегледайте лентата за превъртане отдясно на екрана. Това ще ви покаже кой е споделил вашия документ.
Можете също да проверите от документа, като изберете Споделяне. Имената на лица ще се появят в изскачащия прозорец. Ако има няколко души, изберете име и ще се появи списъкът с всички имена.
Финални мисли
Възможността ви да определите кой е преглеждал, споделял и редактирал вашите документи е ограничена, ако нямате достъп до акаунт в G Suite; все пак все още има начини да получите някаква основна информация.
Следвайки стъпките, предвидени в това ръководство, можете бързо и лесно да видите кой е преглеждал, редактирал и променял документа на Google Docs по някакъв начин.
