Ако някога сте имали работа с две различни версии на Майкрософт Уърд файл, който трябваше да сравните, тогава знаете каква болка може да бъде, ако го направите ръчно. Случвало се е това да се случи, когато колега е работил по грешната версия на файл, като е включил промени в по-стара, която вече не е била уместна.
За щастие, Microsoft Word има функция, която ви позволява автоматично да сравнявате два документа, така че всъщност не е нужно да преглеждате и проверявате всяка дума или параграф ръчно! Ето как да сравнявате документи на Word в macOS!
Първо отворете Word от вашия Dock или от папката Applications на вашия Mac. Пряк път към Приложения живее под Finder Меню Go.
Когато Word се отвори, просто изберете празен документ от галерията с документи ...
... или отворете един от файловете, които искате да сравните. Няма значение какъв документ ще стартирате, но командата, която трябва да използваме тук, ще бъде сива, ако Word няма отворен файл.
Както и да е, след като Word е готов за работа, изберете Инструменти> Проследяване на промени> Сравняване на документи от менютата в горната част.
В полето, което ще се отвори след това, ще искате да изберете оригиналния си документ за сравнение с преработения документ; ако щракнете върху падащото меню в червеното ми поле по-долу, можете да избирате от последните файлове. Можете също така да изберете иконата на папката, която извиках с червената стрелка, за да навигирате във вашата файлова система, за да намерите въпросния документ.
Когато направите това, ще видите познатия диалогов прозорец за отваряне / запазване, така че използвайте го, за да намерите първата версия на вашия документ и щракнете върху Отваряне.
След това направете същото за преработената версия на файла от дясната страна на прозореца.
Промените в етикета с раздела могат да бъдат каквото пожелаете - авторът на промените обикновено е добър индикатор, с който да отидете. И има още няколко неща, които трябва да знаете за този прозорец. Първо, иконата с две стрелки върху нея ще ви позволи да смените позицията на документите за сравнение, ако случайно сте избрали ревизираната си версия като оригинален документ, да речем. И второ, щракването върху иконата на каретката ще ви даде цял куп нови опции за това какво и как да сравните.
Така че, ако не е необходимо например да сравнявате горни и долни колонтитули, промени в регистъра или празно пространство, можете да изключите тези квадратчета. И както можете да видите, по подразбиране Word ще създаде нов документ за сравнение, така че след като сте готови да проверите това, щракнете върху OK в този прозорец, за да го видите.
Тази функция не е перфектна и ако не сте запознати с начина на четене проследени промени в документи на Word , може да откриете, че преглеждането на новия файл е предизвикателство в началото. Но това е така, много по-добре, отколкото да се налага да четете двата документа един до друг, за да намерите редакциите! В миналото съм правил корекция и това звучи като мой личен кошмар. Заедно с това, че трябва да изнесе реч пред тълпата. Или да се налага да летите през турбуленция. Или изнасяне на реч, докато летите през турбуленция.
Хм, ще спра там. Това може да отнеме известно време.
