Онзи ден ми зададоха въпрос, когато показвах на някого как да използва Gmail и не го чувах за първи път. Въпросът беше „Как да създам копия на чернови в Gmail, за да не отнема толкова време, за да отговоря на клиентите?“ Тъй като се опитвам редовно да отговарям на въпроси тук в TechJunkie, мислех, че това е основен кандидат.
Въпросът всъщност задава по-скоро шаблони за имейли, отколкото запазване на копия на чернови. Показвах на някого как да настрои автоматични отговори и етикети за новия им бизнес имейл. Искаха да изпратят някои имейли на клиенти, за да ги държат в течение, без да бъдат затънали от администратора през целия ден. Отговорът е да създадете шаблони за имейли.
го рита някой от сървър за раздори го уведомява
Можете да създадете копия от тях и да ги запазите като чернови, ако предпочитате, но можете да направите много повече с шаблони.
Имейл шаблони
Шаблоните за имейли са спестяваща благодат на всички собственици на малък бизнес или тези, които се оказват да казват едни и същи неща в едни и същи имейли. Използвах ги откакто започнах собствен бизнес и те ми спестиха стотици часове през годините.
Шаблоните за имейли също могат да ви накарат да изглеждате по-професионално. Можете да отговорите по-бързо и просто „Благодарим ви за имейла, един от нашия екип ще се свърже с вас директно в рамките на 24 часа“ може да накара един клиент да се почувства ценен. Като се има предвид колко лесно е да се направи, горещо препоръчвам да ги използвате.
Как да създам имейл шаблони в Gmail?
Gmail извиква шаблони „Консервирани отговори“ и трябва да активирате функцията, преди да можете да ги използвате. След като приключите, можете да създадете колкото искате шаблони за имейли.
- Отворете Gmail и влезте.
- Изберете иконата на зъбно меню в горния ляв ъгъл и изберете Настройки.
- Изберете раздела Labs.
- Превключете консервирани отговори (шаблони), за да активирате.
- Изберете Запазване на промените в долната част на страницата.
Сега функцията е активирана, можем да започнем да създаваме шаблони. Правите това от входящата поща в Gmail, за да отидем нататък.
- Изберете Създаване на имейл от входящата ви поща.
- Създайте имейла, който искате да създадете, както обикновено.
- Изберете сивата стрелка надолу в долния десен ъгъл на имейл прозореца.
- Изберете Консервирани отговори и Нов консервиран отговор.
- Дайте му смислено име и изберете OK, за да запазите.
След като запазите готовия си отговор, можете безопасно да изтриете черновата.
Когато съставяте своя консервиран отговор, трябва да балансирате личното си докосване с това, че сте достатъчно общ, за да не обидите никого. Това означава или да оставите неща като имена и дати извън имейла и да го замените с графици. Или можете да добавите тези лични докосвания на ръка, преди да изпратите. Последното е за предпочитане, тъй като личното докосване създава връзка, върху която можете да надграждате. Не винаги е възможно обаче, така че трябва да използвате преценката си.
как да прехвърля снимки от android на компютър
Използване на вашия имейл шаблон
Сега сте създали своя имейл шаблон или консервиран отговор, време е да го използвате. Когато получите първата си възможност да използвате шаблона, направете това:
- Изберете Отговор от имейла, на който искате да отговорите.
- Изберете сивата стрелка надолу в долния десен ъгъл на екрана.
- Изберете Консервирани отговори и изберете отговора, който сте създали.
- Добавете персонализирани данни, за да направите имейла подходящ.
- Изпрати.
Можете да направите същото, като използвате Compose и създадете нов имейл, но намирам метода за отговор много по-бързо.
как да изпратите видео по имейл -
Използване на вашия консервиран отговор като имейл автоматичен отговор
Като вземем още една стъпка по-нататък шаблона за имейл, какво ще кажете за настройване на консервиран отговор като автоматичен отговор на входящ имейл. Ще трябва да запазите общия си консервиран отговор, но това е чудесен начин да потвърдите поръчките или заявките и да изградите добри отношения с клиента си.
- Отворете Настройки в Gmail и изберете раздела Филтри.
- Изберете връзката Създаване на нов филтър текст.
- Създайте критерии за задействане на филтъра. Това вероятно ще бъде уникално за вас, така че изберете нещо, което работи.
- Изберете Създаване на филтър с това търсене в долния десен ъгъл на прозореца.
- Изберете Изпращане на консервиран отговор и отговора, който искате да използвате.
- Изберете Създаване на филтър.
Сега, когато са изпълнени критериите за филтриране, Gmail автоматично ще изпрати вашия консервиран отговор. Това е идеално за потвърждения или актуализации и може да бъде настроено да се задейства по множество начини. Невъзможно е да ги изброя всички тук, но вие ще разпознаете модел в имейлите си, който можете да използвате. Например всички имейли се изпращат на вашия имейл адрес „[имейл защитен]“ или всеки имейл, съдържащ думата „Поръчка“. Разбрахте идеята.
