Повечето съвременни фирми разчитат на имейли за комуникация. Загубата на достъп до имейли или по-лошо до цели имейл акаунти може да бъде опустошителна. Архивирането на вашите имейли в Outlook е един от най-добрите начини да получите малко спокойствие, знаейки, че имейлите се съхраняват на множество места на вашето устройство и не могат лесно да се загубят.
В тази статия ще обясним как да архивирате имейли в Outlook по няколко различни начина.
как да се намали ехото в дързост
Как да архивирате и експортирате всички имейли на Outlook
Един от най-бързите начини за архивиране на всички ваши имейли в Outlook е използването на вградения му файлов формат .pst. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange използват изключително PST файлове за съхраняване на имейли, информация за контакт и адреси и събития в календара. Статичен PST файл може да се използва като резервно копие на текущите ви имейли и информация за контакт в Outlook и Outlook ще има достъп до него, дори когато сте офлайн.
Ето как да архивирате имейлите си в .pst файл:
- Отворете Outlook, след което натиснете File.
- В менюто изберете Отваряне и експортиране.
- Щракнете върху бутона Импортиране / експортиране.
- Системата ще се върне към вашия основен екран на Outlook и ще изскочи съветника за импортиране / експортиране, който да ви преведе през процеса на експортиране.
- В съветника изберете опцията Експортиране във файл от списъка, след което щракнете върху Напред.
- Изберете файл с данни на Outlook (.pst), когато бъдете подканени да изберете тип файл, след което щракнете върху Напред.
- След това ще бъдете подканени да изберете папките за експортиране. Можете да изберете вашия имейл акаунт, за да експортирате всички папки, свързани с него, включително контакти и данни от календара. Щракнете върху Напред, когато сте доволни от избора си.
- Изберете пътя на адреса, в който е запазен архивният файл. Не забравяйте пътя, за да можете да получите достъп до него по-късно.
- Добре е да промените името на файла (последната част от пътя). По подразбиране е backup.pst.
- Ако запазвате архивния файл по пътя по подразбиране, изберете дали искате дублирани елементи.
- (По избор) Можете да се върнете към всеки от предишните диалози, може би за да промените избора на папка, като използвате бутона Назад.
- Натиснете Finish, за да стартирате процеса на експортиране.
- Outlook ще ви подкани да създадете парола. Това може да е важно от съображения за сигурност, но не е нужно да въвеждате парола.
- Можете да намерите извлечения файл на мястото, което сте посочили за пътя на файла. Вече можете да преместите или копирате файла на друго място.
Как да получите достъп до изнесени имейли в Outlook
След като експортирате файловете, може би се чудите как да получите достъп до тях по-късно. Outlook улеснява отварянето на резервни копия и възстановяването на имейлите ви до запазената точка от времето. Ето какво трябва да направите:
- Намерете архивния файл. Обърнете внимание на местоположението и пътя на файла.
- Отворете Outlook.
- Натиснете File, след това щракнете върху Open & Export.
- В менюто вдясно изберете Open Outlook Data File.
- Това отваря File Explorer. Отидете на архивния файл. Кликнете върху него, след което изберете Отваряне.
- Системата ще ви върне към основния екран на Outlook.
- В менюто за навигация вляво превъртете надолу, докато видите Outlook Data. Тази категория съдържа елементите, извлечени от архивния файл.
- Категорията запазва оригиналните системи за форматиране и папки.
- Можете да плъзгате и пускате имейли, за да ги преместите в други файлове.
Сега имате достъп до архивираните си имейли.
Как бързо да запазите един имейл в Outlook
Понякога не искате да се налага да запазвате всички имейли и да отваряте Outlook отново, когато имате нужда само от един или няколко конкретни имейла. За щастие има няколко бързи решения за запазване на един имейл от Outlook.
Метод 1 - Директно запазване в папка
- Отворете Outlook.
- Отворете File Explorer и отидете до мястото, където искате да запазите имейла. Може да се наложи да поставите Outlook и File Explorer в прозоречен режим и да ги преместите за по-лесен достъп.
- Плъзнете имейла, който искате да запазите от Outlook, в папката.
- Outlook автоматично ще съхранява имейла във формат на елемент на Outlook.
- Щракнете двукратно върху запазения имейл, за да го отворите в Outlook.
Метод 2 - Запазване като TXT или HTML
- Отворете имейла, който искате да запазите в Outlook.
- Изберете Файл, след което изберете Запазване като.
- File Explorer ще се появи. Изберете пътя, където искате да съхраните имейла. В долната част на File Explorer кликнете върху стрелката до Save as type. Изберете „Само текст“, за да запишете във формат .txt, или HTML, за да запазите имейла като .html файл.
- След като бъде запазен, имейлът може да бъде достъпен с вашия текстов редактор (като Notepad), ако е в .txt, или с вашия браузър, ако е запазен като .html.
Запазването на имейла по този начин не запазва никакви прикачени файлове, така че не забравяйте да ги изтеглите, да ги преименувате при необходимост и да ги запазите заедно с имейла за по-късен достъп.
Метод 3 - Използвайте заснемане на екран, за да запазите изображение
Можете също да използвате софтуер за заснемане на екрана, за да запазите съдържанието на имейла като изображение. Този метод може да бъде полезен за препращане към съдържанието на имейла в други форми за комуникация, тъй като изображенията лесно се фиксират към имейли и други съобщения.
Ако използвате Windows, по-новите версии се предлагат с предварително инсталиран софтуер за заснемане на екрана, наречен Snipping Tool (на по-стари устройства) и Snip & Sketch. Като алтернатива можете да използвате бутона Print Screen на клавиатурата, след което да поставите изображението в Paint.
За устройства с Mac процесът е подобен. Използвайте клавишната комбинация Ctrl + Command + 4, за да отворите интегрираната функция за заснемане на екрана, след което плъзнете кръста за избор, за да покриете област над имейла, за да го запазите.
За Linux можете да намерите асортимент от софтуер за улавяне на екрана на разположение за изтегляне, което може да се използва за запазване на имейла като изображение. Алтернативно, моделите, базирани на GNOME, имат вградена помощна програма за скрийншот в менюто Приложения> Аксесоари. Някои версии на операционната система Linux ще реагират на бутона Print Screen на клавиатурата, подобно на системите на Windows.
Как да експортирам всички имейл адреси в Outlook?
Ако искате да експортирате списъка си с контакти (който съдържа имейл адресите на вашите контакти, както и друга информация), можете да използвате стъпки, подобни на начина, по който бихте експортирали имейлите. Информацията за контакт обаче може да се съхранява в различен файлов формат, който е по-лесен за употреба и може да бъде отворен в Excel за бърза манипулация и редактиране. Ето какво трябва да направите:
- Отворете Outlook.
- Изберете File> Open & Export> Import / Export.
- В съветника за импортиране / експортиране изберете Запазване като файл.
- Изберете стойности, разделени със запетая (.csv), когато бъдете подканени да изберете тип файл.
- В менюто за избор на папка изберете папката Контакти под вашия акаунт.
- Потвърдете пътя на файла или го променете според нуждите. Наименувайте файла по желание.
- Натиснете Finish, за да стартирате процеса на експортиране.
- Диалогът за импортиране / експортиране ще се затвори, когато процесът приключи.
Изнесеният .csv файл може да бъде отворен в Excel. Ще се покаже голяма таблица с информация за контакт. Вероятно ще имате много празни клетки и това е напълно нормално. Можете да използвате Excel за редактиране на данните, въпреки че добавянето на допълнително съдържание може да го направи нечетлив за Outlook, ако трябва да импортирате файла по-късно.
как да си купя кожи на ръжда
Можете да използвате този файл на друго устройство или услуга за електронна поща, за да импортирате информация за контакт.
Как да запазя множество имейли в Outlook на моя компютър?
Ако искате да запазите повече от един имейл наведнъж, но не се нуждаете от цялата си библиотека за имейли, има начин да изберете няколко имейла, които да запазите наведнъж. Ето какво трябва да направите:
- Отворете Outlook.
- Изберете имейлите, които искате да запазите. Задръжте Ctrl и щракнете върху имейли, за да ги изберете един по един, или задръжте Shift, за да изберете група имейли между първото и второто щракване.
- Отидете на File> Save As.
- В диалоговия прозорец отидете в папката, в която искате да запишете имейлите, дайте име на файла, както искате, и изберете Само текст като формат за запис.
- Outlook ще запази всички имейли, избрани в един .txt файл. Можете да използвате вашия текстов редактор за достъп до тях.
Ако искате да ги запазите в отделни .txt файлове, ще трябва да запазите всеки имейл поотделно. Допълнителни приставки на Outlook наличен онлайн може да разшири тази функция, за да запазва имейли в отделни .txt или алтернативни файлови формати.
Нов поглед върху Outlook
С интегрираната функция за експортиране на Outlook можете да архивирате и възстановявате имейли, в случай че загубите достъп до имейл акаунта си, независимо дали поради загубена парола или хакерство. Тъй като онлайн комуникацията е толкова разпространена, отделянето на няколко минути от вашето време за архивиране на имейли редовно може да ви спести главоболието от бъркане по изгубени файлове.
Колко често експортирате имейли в Outlook? Уведомете ни в раздела за коментари по-долу.
