Ние сме погледна в клопките на използването на приложение за електронни таблици като Excel за съхраняване на списъци с данни. Този подход може да изглежда като най-доброто решение в началото, но можете да срещнете проблеми при споделянето на тези данни с множество потребители, валидиране на съдържанието или дори навигиране на вашите данни. Защо? Тъй като използвате инструмент, който не е предназначен да свърши работата.
Сега ще разгледаме въображаем (но типичен) случай на бизнес, използващ списък, базиран на електронни таблици, и ще разгледаме как това може да бъде преобразувано в приложение за база данни, за да се преодолеят подобни проблеми.
Как работните книги излизат извън контрол
Нашият списък започна като обикновен запис на проекти, предприети за клиенти. С нарастването на компанията нараства и броят на клиентите, като имената и данните за контакт са добавени към работната книга. Също така беше необходим някакъв начин за записване на това, което различните членове на персонала правят по тези проекти, така че още повече данни бяха добавени в тази работна книга.
На този етап подходът към електронните таблици стана неприложим: имаше твърде много хора, които се опитваха да го актуализират, често по едно и също време. Компанията се опита да установи ротация, така че хората да се редуват да обновяват работната книга, но това означаваше, че някои задачи бяха забравени, преди да бъдат записани.
В крайна сметка хората създават свои собствени работни книги, за да следят задачите си, понякога не забравяйки да копират данните в основната работна книга в края на седмицата. Служителите разработиха своя собствена стенография за тези книги, а някои промениха форматирането и реда на колоните, за да отговарят на начина им на работа. Копирането на тези данни в основната работна книга доведе до ужасна бъркотия.
Това може да е измислен пример, но всъщност съм виждал всички тези практики в реалния живот. Нека разгледаме по-подробно някои от проблемите, породени от този метод на работа.
Много проблеми
Можете да видите първия лист на нашата въображаема електронна таблица. Първата колона описва подробно името на проекта, към който се отнася всеки запис. Някои от тези имена обаче са дълги, така че персоналът може да се е изкушил да използва съкращения; в резултат на това са се прокраднали печатни грешки. Това затруднява обвързването кои задачи принадлежат към кой проект. Решението не трябва да бъде трудно: можете да изберете кратко име за всеки проект, за който всички са съгласни, или да дадете на всеки проект идентификационен номер и да го преведете автоматично в името на проекта.
Има подобен проблем със стартираната колона. Някои клетки съдържат дата, но други записват само месец - а един или два записа просто казват „Да“. Excel поддържа проверка на данните, така че е възможно да се гарантира, че определени клетки винаги съдържат данни от определен тип - но когато електронната таблица се разработва по специален начин, тя рядко се използва.
На този етап подходът към електронните таблици става неприложим: имаше твърде много хора, които се опитваха да го актуализират
Няма да имате този проблем в приложение за база данни, тъй като типът данни на полето ще бъде фиксиран от самото начало. Ако не знаете точната дата, когато е започнала работата, можете да използвате първото от месеца или 1 януари, ако знаете само годината. Ако проектът все още не е стартиран, можете да оставите полето празно - NULL в термините на базата данни. Ако сте знаели, че проектът е стартиран, но не сте знаели кога, можете да използвате дата, която обикновено е невъзможна за вашите данни, като например 1/1/1900. Веднага става лесно да сортирате проекти и да получите хронологичен преглед на дейността.
По-фино предизвикателство представлява колоната с надпис Клиент. Записите в тази колона не са свързани с нищо друго в работната книга, но на лист 1 има списък с клиенти, който вероятно се отнася до него. Съхраняването на множество списъци с едни и същи елементи, посочени с различни имена, е объркващо. Трябва да изясните наименованието и да се съгласите с еднозначното име на този обект: клиенти ли са или клиенти?
Графата Състояние е друга, при която не е имало проверка, така че хората отново са избрали да пишат каквото искат. По-добре би било да се създаде кратък списък на всички допустими стойности.
Вторият лист - лист 1 - е също толкова проблематичен. Като начало името на листа не е описателно. Това, което всъщност съдържа, е списък с клиенти, но това не е форматирано като таблица в Excel: адресът е в едно поле, което ограничава възможността ви да използвате вградените инструменти на Excel за търсене или сортиране. Можете например да филтрирате за адреси, които съдържат Кардиф, но резултатите ще включват и тези на Кардиф Роуд в Нюпорт.
Що се отнася до адресите, най-добрият подход е да се използват отделни полета за пощенския код, окръг, град и улица (въпреки че информацията за окръга не е задължителна за адресите в Обединеното кралство - вижте Няма окръзи, моля, ние сме британци). Улицата трябва да съдържа всичко, което не е в другите части на адреса.
Има поле за контакт, което също създава проблеми. Когато имаме няколко контакта в рамките на бизнес с един клиент, всичките им имена са включени в това поле, като телефонните им номера и имейл адресите са поставени по същия начин в останалите полета. Разделянето им ще бъде предизвикателство - особено ако в полето за контакт има три имена, но само два телефонни номера.
Последната колона в този лист е озаглавена Последно свързан: служителите трябва да актуализират това всеки път, когато осъществяват контакт с клиент. Тъй като тази информация е допълнително нещо, което служителят трябва да запомни, и няма гаранция, че ще го направи - особено след като е скрита на втория лист - тя е ненадеждна. Това наистина е нещо, което компютърът трябва да проследява автоматично.
Накрая стигаме до листовете със задачи, които подробно описват задачите и коментарите за всеки работник. Те не се именуват последователно и не съдържат едни и същи колони в същия ред. Въпреки че има смисъл отделните потребители да въвеждат данните си на свои листове, липсата на съгласуваност затруднява събирането и анализа на данните. Когато даден мениджър иска да види каква работа е свършена по всеки проект, например, всички задачи трябва да бъдат копирани на ръка от отделните листове в един списък, преди да могат да бъдат сортирани и докладвани.
Изграждане на вашата база данни
Сортирането на тези проблеми ще отнеме известно време, вероятно няколко дни. Тъй като потребителите вероятно ще трябва да продължат да използват старата система, докато изграждаме нова, най-добре е да направят копие на съществуващите работни книги, от които да работят. Това означава, че ще искаме да документираме всяка стъпка в преобразуването на данните, за да можем бързо да го направим отново, когато дойде моментът да преминем към новата система.
Първото нещо, което трябва да направите, е да почистите данните във вашата работна книга на Excel. Използването на Find & Replace може да помогне и трябва да изтриете всяка колона или ред, които не съдържат данни (с изключение на реда със заглавие на колоната, който трябва да се запази). Добавете ID колона към всеки лист, в колона A, и я попълнете с допълнителни числа, като напишете 1 в първата клетка, като изберете в долната част на данните (Shift + End, Down), след което използвате командата Fill Down (Ctrl + D ). Създайте главен списък с имена на проекти и където и да е записано име на проект, използвайте функцията VLookup (), за да потвърдите неговия главен идентификационен номер; ако няма номер, има несъответствие във вашите данни.
След като данните ви са чисти, е време да създадете нова база данни, която да ги съхранява. Ще използваме Access 2013, защото в нашия теоретичен пример той е достъпен за всички наши потребители чрез нашия абонамент за Office 365. Когато създавате нова база данни на Access, получавате избор да я създадете като Access Web App или Access Desktop Database. Уеб приложенията имат опростен интерфейс и могат да се използват само ако имате Office 365 с SharePoint Online или SharePoint Server 2013 с Access Services и SQL Server 2012. Ще използваме традиционната база данни на работния плот, тъй като тя предлага повече опции и по-голям контрол върху потребителски опит.
Изберете, за да създадете нова база данни на работния плот и я наименувайте: Access създава нова таблица, наречена Таблица 1, и ви поставя в изгледа за проектиране с една колона, наречена ID. Тук можете да проектирате таблиците, от които се нуждаете във вашата база данни. Всяка таблица трябва да има поле за идентификация (автоматично нарастващо цяло число), но за да се избегне объркване, най-добре е да му дадете по-описателно име. В таблицата за проекти това ще бъде ProjectID, CustomerID в таблицата на клиентите и т.н.
Можете да зададете типа данни за всяка създадена колона и трябва да дадете име на всяка колона и да зададете всички други свойства и форматиране, както е подходящо за полето. Както при полето за идентификация, уверете се, че имената на колоните показват ясно какви данни трябва да отидат в полето - така, например, използвайте ProjectName, а не просто Name, DueDate, а не Due. Можете да използвате бутона Име и надпис на лентата, за да създадете съкратен надпис, както и изричното име. Можете да използвате интервали в имена на колони, но ще трябва да ги заобиколите с квадратни скоби, когато пишете заявки и отчети.
Въпреки че има смисъл потребителите да въвеждат данните си на свои листове, липсата на съгласуваност затруднява анализа
Задайте форматирането на колони като PercentageComplete да бъде Percent и датите да бъдат ShortDate, както и максималната дължина на текстовите полета на разумна стойност, или всички те ще бъдат с дължина 255 знака. Не забравяйте, че някои думи (като Дата) са запазени, така че не можете да ги използвате като имена на колони: вместо това използвайте TaskDate или нещо друго по-описателно.
Когато става въпрос за колони, в които искате да търсите стойност в друга таблица (като колона Клиент в таблицата Проекти), дефинирайте тези други таблици в Access, преди да добавите колоната за справка. Що се отнася до Status, най-простата опция е просто да напишете стойностите, които да се показват в падащия списък - но това затруднява добавянето или редактирането на списъка с възможни стойности по-късно. Освен ако нямате работа с кратък списък, където е малко вероятно възможните стойности да се променят - като поле, записващо нечий пол - по-добра идея е да създадете друга таблица за записи като ProjectStatus. Това ви позволява лесно да добавяте допълнителни опции към списъка в бъдеще без промяна в програмирането.
Подобрения
Докато проектираме нашата база данни, можем да внедрим подобрения в стария начин на работа с електронни таблици. Едно оплакване, което нашите потребители имаха към работните си книги в Excel, беше, че всяка задача съдържаше само една клетка за коментари и понякога те трябваше да направят повече от един коментар на задача - или надзорният орган трябваше да направи коментар за задача и след това потребителят отговори на това. Набиването на всичко в една клетка затрудни да се види кога и от кого са направени коментари. Можем да се справим по-добре, като създадем отделна таблица за коментари, свързана с таблицата Задачи. По този начин всяка задача може да има толкова коментари, колкото е необходимо, с отделни полета за датата, потребителското име и текста на всяка една.
Друго подобрение, което можем да направим, е да зададем записи като ProjectStatus да се показват в определен ред, а не по азбучен ред - например, може да искате Completed да отиде в долната част на списъка. За да направите това, добавете колона DisplayOrder и я използвайте за сортиране на списъка за търсене. Не се изкушавайте да използвате полето ID; с това всички нови записи могат да отидат само в края на списъка.
За да гарантираме, че данните ни остават чисти, можем да маркираме полетата, които потребителят трябва да попълни като задължителни, и да добавим проверка, за да гарантираме, че въведените данни са в правилната форма. Можете да улесните живота, като зададете разумни стойности по подразбиране: полето CommentDate в таблицата Коментари може да има стойността си по подразбиране да е = Date (), което автоматично ще го зададе на днешната дата, когато се създаде нов коментар. Можете да използвате проверка заедно с оттеглена колона в таблица (булева стойност), за да спрете потребителите да добавят нови записи със специфични стойности. Това ви позволява да запазите исторически стойности, които преди са били валидни, но вече не се използват. Всички тези функции могат да бъдат намерени в Инструменти за маса | Раздел Полета на лентата или в Свойства на полето в Изглед на дизайн на таблица.
Импортиране на вашите данни
След като вашите таблици са настроени, можете да използвате Външни данни | Импортиране и свързване | Бутон Excel на лентата, за да добавите данните от вашата работна книга на Excel към таблиците в базата данни на Access. Направете резервно копие на вашата празна база данни на Access, преди да започнете, в случай че нещо се обърка, и започнете с попълване на малки таблици на ръка, ако е необходимо. След като направите това, направете още едно архивиране, за да можете да се върнете към този момент, ако нещо се обърка в следващите стъпки.
Сега импортирайте основните таблици, които не разчитат на други таблици, като Клиенти, преди да завършите с таблиците, които имат връзки, като Проекти и Задачи. Ако пренаредите и преименувате колоните във вашата работна книга на Excel, за да съвпадат възможно най-точно полетата в базата данни на Access, не би трябвало да имате затруднения при импортирането на данните. Не забравяйте да направите бележка за всичко, което правите, за да можете да го повторите по-късно, ако трябва да конвертирате данните отново.
След като данните бъдат импортирани, таблиците в изглед на лист с данни трябва да работят по същия начин, както са работили работните листове на Excel, но с много по-добро валидиране, търсене и сортиране на данни. Ако желаете, вече можете да започнете да проектирате нови формуляри и отчети въз основа на тези данни: например, Master / Detail формуляр за проекти може да показва данните на един проект в горната част на формуляра и мрежа от задачите за това проект в долната част.
Можете също така да настроите формуляр „Моите задачи“, в който са изброени всички неизпълнени задачи за текущия потребител и отчет „Просрочени задачи“, в който са изброени всички неизпълнени задачи за всички потребители, които са изтекли от падежа си.
Без окръзи, моля, ние сме британци
Ако съхранявате адреси във вашата база данни, важно е да разберете каква информация всъщност имате нужда. Въпреки че информацията за окръга може да бъде полезна за маркетинг - и може да е необходима за някои чуждестранни адреси - тя вече не се използва официално в адресите във Великобритания.
amazon fire няма да се включи
Причината е, че пощенските адреси в Обединеното кралство разчитат на концепцията за пощенски град, където пощата за вас се изпраща и сортира, преди да бъде доставена до вашата врата. Не всички градове или села се обслужват от пощенски градове в един и същи окръг - например Мелбърн (в Кеймбриджшир) получава пощата си чрез Ройстън (в Хартфордшир) - така че посочването на окръг в адреса не е задължително да помогне на никого.
За да се избегне объркване, пощата спря да използва окръзи в адреси през 1996 г., разчитайки вместо това на информация за пощенски код - и до 2016 г. тя планира да премахне имената на окръзите от файла с псевдоними на допълнителна информация за адрес. Така че, ако включите окръг в адрес във Великобритания, той просто ще бъде игнориран.
