Ако трябва да направите списък на каквото и да било,това еизкушаващо да видите Excel като хранилище по подразбиране: в края на краищата това е само малък списък с елементи за вас или няколко близки колеги.
Може би се нуждаете от нещо по-сложно, като формули за изчисления или макро програмиране за автоматизиране на събирането и обработката на данни.
За съжаление лекотата, с която можете да започнете да работите в Excel или конкурентна програма за електронни таблици, също е един от най-големите му проблеми. Това, което започва като малък проект в Excel, прераства в нещо масивно, като в този момент бихте могли да се сблъскате и с проблеми със скоростта и стабилността или дори с проблем в развитието, който не можете да разрешите.
Освен това задачите за управление на големи данни често представляват значителни предизвикателства, като организация, внедряване, класификация на файлове, управление на бази данни, сътрудничество на потребители и др. Всичко, което е необходимо, за да се наруши структурата на базата данни, е да се поставят данни в грешната област, да се въвеждат данни непоследователно или дори двама души да работят на един лист. Няколко неща могат да се объркат, причинявайки закъснения във времето и възможна загуба на данни.
Тази статия обяснява най-често срещаните проблеми, които възникват при използването на електронни таблици на Excel, как да се справите с тях и кога е по-добре да се впуснете и вместо това да преминете към база данни.
Проблем №1: Редактиране на много потребители в Excel
Когато системите на Excel растат органично, бързо се сблъсквате с проблеми, при които един потребител отваря работна книга по всяко време и на втори човек се казва, че тя вече е отворена. Вторият потребител може да отмени, изчака или да види версия само за четене. Обещанието на Excel да ви уведоми, когато другият човек излезе от работната книга, е хазарт, тъй като не проверява състоянието толкова често и може никога да не ви озари. Дори и да се случи, някой друг може да влезе и да отвори файла преди вас.
За да избегнете самостоятелните потребителски ефекти, можете да използвате Excel Online (изрязаната уеб базирана версия на Excel) или да включите Споделени работни книги особеност. Ето кратко ръководство за това как да споделяте електронна таблица.
- Отворете желаната от вас електронна таблица и кликнете върху Файл .
- След това кликнете върху Дял за да отворите нов прозорец.
- Сега въведете информацията за потребителя, с когото искате да споделите електронната таблица.
Можете също така да разделите данните на няколко работни книги, така че различните хора да работят по различни работни книги, без да стъпват пръстите си.
Проблем №2: Споделени работни книги в Excel
Excel Online позволява множество редактори по подразбиране, но липсва много функционалност. Услугата не е много претендент за нищо друго, освен за най-простите задачи. Въпреки че функцията „Споделени работни книги“ изглежда, че трябва да свърши работата, тя е пълна с ограничения. Не можете да създадете таблица или да изтриете блок от клетки, ако работната книга е споделена например.
Когато системите на Excel се развиват органично, срещате проблема, че само един потребител може да отвори работна книга по едно и също време.
Има заобиколни решения за някои онлайн ограничения на Excel. За други това е въпрос на промяна на структурата на работната книга, а не на използване на вече създадена работна книга, но този сценарий често пречи. В резултат на това е невъзможно да използвате споделена работна книга по същия начин, по който можете да използвате обикновена работна книга за един потребител.
Промените в споделените работни книги се синхронизират между потребителите всеки път, когато работната книга се запазва. Това действие се поставя по график, принуждаващ запис на всеки пет минути, например. Въпреки това режийните разходи за редовно запазване и проследяване на промените на всеки потребител са доста големи. Работните книги могат бързо да увеличат размера си и да натоварят мрежата ви, забавяйки другите системи.
как да запазите gif от Twitter
Проблем # 3: Работни книги, свързани с Excel
Разделянето на вашите данни в множество работни книги може да осигури заобиколно решение на проблема с многопотребителското редактиране. И все пак, те вероятно ще трябва да имат връзки помежду си, така че стойностите, въведени в една, да се използват в друга. Връзките между работни книги са полезни и за съхраняване на отделни данни в отделни файлове, вместо за отделни листове в една работна книга.
Досадно е, че тези връзки са друг източник на разочарование и нестабилност. Те стават абсолютни, включително пълния път до работната книга на източника или относителни, включително разликата между пътеките на източника и местоназначението. Въпреки че това звучи разумно, Excel използва тайни правила, за да реши кога да използва всеки тип връзка и да ги промени.
Правилата се уреждат от няколко опции и от това дали работните книги са запазени преди вмъкване на връзки. Връзките също се променят, когато запазите работната книга или отворите и използвате Запази като за да направите дубликат, вместо да копирате файла с помощта на File Explorer . Резултатът от цялото това объркване и несигурност е, че връзките между работните книги се прекъсват лесно и възстановяването от счупени връзки отнема много време. Никой няма достъп до засегнатите файлове.
Свързаните данни се актуализират само когато файловете се отворят, освен ако не кликнете специално Данни> Заявки и връзки> Редактиране на връзки> Актуализиране на стойности. Ето бърза демонстрация.
- Отворете желаната от вас електронна таблица и кликнете Данни .
- Сега намерете Заявки & Връзки и кликнете върху Редактиране на връзки .
- След това изберете Актуализиране на стойности .
Ако вашите връзки не са между две работни книги, но обхващат три или повече, трябва да отворите всички работни книги в правилния ред, за да осигурите актуализирани процеси на данни в правилния ред, от първата до втората до третата. Ако промените стойност в първата работна книга и след това отворите третата, тя няма да види промени, тъй като втората работна книга не е актуализирала стойностите си.
Тази верига на данни е логична, но увеличава вероятността информацията да е или неправилна, или че ще се опитате да отворите работна книга, която някой друг вече редактира.
Разбира се, можете да опитате да избегнете изцяло свързаните работни книги, но има шанс в крайна сметка да въведете едни и същи данни в повече от една работна книга и с това идва опасността всеки път да ги въвеждате малко по-различно.
Проблем # 4: Проверка на данните в Excel
Грешките могат да се промъкнат в данни във всяка компютърна система: хората грешно въвеждат думи или транспонират цифри в числа с монотонна редовност. Ако данните ви не бъдат проверени при въвеждане, ще имате проблеми.
По подразбиране Excel приема каквото и да е тип потребител. Възможно е да настроите проверка на списъци за търсене, но те са трудни за поддържане, главно ако едно и също поле се използва на повече от едно място. Ако потребителите трябва да въвеждат идентификационни номера на документи или референтни номера на клиенти без никакви проверки, лесно е да свържете грешните записи, без да осъзнавате това. Целостта на данните на системата става фатално компрометирана и всеки анализ на данните е подозрителен.
Вече може да страдате от последиците от проблеми с валидирането на данни, без да осъзнавате основната причина. Помислете за ситуация, при която имате списък с фактури в Excel. Потребителят въвежда името на клиента малко по-различно във всяка фактура. В резултат на това получавате фактури до Jones Ltd, Jones Limited, Jonse Ltd и joness. Може да знаете, че всички те се отнасят до една и съща компания, но Excel не го прави. Всеки анализ на данните за фактури, като обобщена таблица, базирана на клиенти по месеци, дава множество резултати, когато трябва да има само един.
Проблем №5: Навигация в Excel
Големите работни книги са предизвикателни за навигация. Разделите на листа в долната част на прозореца са ужасен механизъм за ориентиране, когато има многобройни количества от тях. С по-видимите раздели на екрана става трудно да намерите това, от което се нуждаете. Ето бърз начин за навигация през листове.
- Щракнете с десния бутон върху стрелките отляво на имената на листа, за да изведете Активирайте Sheet диалогов прозорец.
Изброени са само първите 20 листа, преди да се наложи да превъртате списъка. Няма начин да сортирате, групирате или търсите листа, който искате. Прозорецът трябва да изглежда така.
Проблем # 6: Сигурност на Excel
Можете да добавите сигурност към работните книги на Excel, но това е изобилно от проблеми. Защитата е насочена много повече към защитата на структурата на работната книга, а не към данните. Можете да опитате да заключите някои листове и клетки, за да попречите на потребителите да променят структурата и формулата, но ако те могат да виждат данните, обикновено могат да променят някоя или всички (освен ако не направите творческо макро програмиране).
Проблем # 7: Проблеми със скоростта на Excel
Excel не е най-бързото приложение и неговият език за програмиране, VBA, е бавен в сравнение с по-професионалните езици за програмиране като C #. Този сценарий произтича от предвидената употреба и гъвкавия характер на Excel. В края на краищата това е двигател за електронни таблици. Да, Excel VBA може да се използва за управление на списъци с данни, но това не означава, че това е най-добрият избор за такъв вид работа. Други приложения са по-подходящи за такива задачи - главно защото са изрично проектирани да ги изпълняват.
Ако уцелите някой от проблемите, описани в тази статия, не ги пренебрегвайте. Има професионален отговор за съхраняване на структурирани данни, известен като базата данни. Не е задължително да е страшно или скъпо и трябва да ви позволява да мислите логично за вашите данни, как те се свързват заедно и как взаимодействате с тях.
Забележка : Ако преминавате от решение за електронна таблица към база данни, не дублирайте дублирано дизайна на електронната таблица, използвайте възможността да го направите по-добър.
Налични са приложения за бази данни с общо предназначение, с които можете да създадете индивидуално решение. Като алтернатива може да откриете, че специализирано приложение за база данни - такова, което вече е проектирано за целта, която ви е необходима - е по-евтино, по-бързо за изпълнение и по-подходящо.
vizio tv няма да се включва, но индикаторът свети
Например, ако имате списък с клиенти и подробности за всичките ви взаимодействия с тях, това се счита за система за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM). Въпреки изисканото си име, CRM системата е специализирана база данни. По същия начин пакетите за акаунти като QuickBooks и Sage са специализирани бази данни. Ако не можете да намерите предварително изградено приложение, което да отговаря на вашите конкретни нужди, можете да го създадете сами или да го направите направено от вашия ИТ отдел или консултант.
Най-често срещаният тип база данни е релационна база данни, която съхранява данните си в таблици и се състои от редове и колони. Всеки ред съдържа данните за отделен елемент. Например, всяка колона описва различен атрибут на темата, като име на клиента или кредитен лимит.
Трябва само веднъж да въведете данни на клиента, за да създадете запис и след това можете да ги използвате на толкова фактури, колкото ви е необходимо.
Таблиците имат взаимоотношения, дефинирани помежду си, така че, да речем, фактура носи идентификатора на клиента. Този процес означава, че можете лесно да намерите всички фактури за конкретен клиент или да извлечете телефонния номер на клиента от конкретна фактура. Трябва само веднъж да въведете данните на клиента, за да създадете клиентски запис, и след това можете да ги използвате на толкова фактури, колкото са ви необходими, без да се налага да ги въвеждате отново. За да създадете база данни, трябва да дефинирате тези таблици и връзки и след това да дефинирате оформленията на екрана, които искате да използвате, за да изброите и редактирате данните.
Има десетки приложения за бази данни. Някои са лесни за използване и вършат цялата работа, като ви позволяват да дефинирате таблиците, екраните за въвеждане на данни и отчетите. Други са по-пълноценни в определени области, но изискват други инструменти, за да свършат цялостна работа.
Например, една програма може да бъде надеждна, когато дефинира таблиците и взаимоотношенията и има стабилни функции за анализ и отчитане. И все пак приложението в крайна сметка няма никакви инструменти за определяне на екрани за въвеждане на данни. Microsoft SQL Server е очевидният пример тук. Както при другите големи системи за бази данни, SQL Server се грижи за back-end и очаква да използвате друг инструмент, като Visual Studio, за разработване на front-end.
Кои опции за база данни са подходящи за вас?
Вариант № 1 на базата данни: Microsoft Access
Access е една от бабите на настолните бази данни. Лесен е за използване, но е лесен за злоупотреба. Можете да проектирате таблици, екрани и отчети от нулата или да започнете от шаблон. Някои от шаблоните са откровено американски и не винаги преподават добри практики, но те бързо ви започват. Екраните и функциите за програмиране могат да бъдат доста сложни. Можете да разположите готовото си приложение на други потребители чрез вашата интранет (НЕ интернет), вместо да разчитате на споделяне на файлове.
Вариант на база данни №2: Microsoft SharePoint
SharePoint е база данни, както и механизъм за съхранение на документи. Можете да го използвате, за да съставите прости списъци и да ги свържете заедно. Дизайнерът на формуляри е леко усъвършенстван, но персонализирането все още е възможно. Способността на SharePoint да вземе списък с данни, натрупани в Excel, и да ги постави в персонализиран списък е полезна. Програмата прави потребителския списък достъпен за всички във вашата мрежа и ви позволява да добавите сигурност, за да ограничите кой какво може да прави с тези данни. Можете да поискате от SharePoint да ви предупреди по имейл, когато някой добавя, редактира или изтрива записи. Ако съхранявате данни за хора, елементи от календара или задачи, можете да синхронизирате тези данни с Outlook.
Вариант № 3 на базата данни: Zoho Creator
Zoho Office е уеб приложение, което включва база данни, която използва функционалност плъзгане и пускане, за да разпространи своите форми по прост, интуитивен начин. Процесът на плъзгане и пускане също се използва за програмиране на взаимодействията и работните процеси. Като уеб услуга вашите данни и приложения са достъпни от всяко място, с проста защита, за да запазят вашите данни частни. Zoho таксува на потребител на месец, но ограничава броя на записите, които можете да съхранявате за тази установена цена. Програмата струва допълнително при съхраняване на повече данни или за други функции като интеграция на имейл.
Както можете да видите, Excel предлага много функции, но липсва в някои области във всяка една. Понякога друго приложение върши работата по-добре, особено ако е създадено специално за задачата. В други случаи Excel работи добре, например за по-малки бази данни, стига да знаете как първо да предотвратите възникването на проблеми.
