Как да настроите съобщение далеч в Skype

Различните цветни състояния в Skype за бизнес уведомяват вашите контакти, когато сте далеч от офиса, и нивото ви на достъпност. Ако трябва да знаете как да направите това, ще ви покажем в тази статия.

Първо ще ви преведем през настройка на извън офиса с автоматични отговори в Windows 10; след това как да включите повече информация, като зададете наличността си в Skype. Освен това, тъй като Mac версията на Skype за бизнеса понастоящем не получава информация за календара на Outlook, ще ви покажем стъпките за заобикаляне.

Вариант 1: Синхронизиране на MS Outlook със Skype за бизнеса (Purple Dot W / Auto-Replies)

Настройте извън офиса с автоматичен отговор в Windows

Преди да настроите вашия извън офиса с автоматични отговори, трябва да проверите кой тип акаунт в Outlook имате, тъй като това ще зависи от стъпките, които трябва да следвате:

1. В Outlook кликнете върху Файл> Настройки на акаунта.
   
2. Изберете Настройки на акаунта, след което проверете колоната Тип:
   
   • Ако използвате работен имейл, тогава акаунтът ви ще бъде Microsoft Exchange.
     
   • Ако това е личен имейл като Gmail, акаунтът ви ще бъде IMAP или POP3.

За да настроите автоматичен отговор извън офиса за акаунт в Microsoft Exchange:

1. Стартирайте Outlook, след което изберете Файл> Автоматични отговори.
   
2. От полето Автоматични отговори кликнете върху Изпращане на автоматични отговори.
   
   • Можете да зададете период от време за вашите автоматични отговори, който ще спре в края на времето; в противен случай ще трябва да го изключите ръчно.
     
   • Използвайте опцията Правила и предупреждения, за да настроите вашия извън офиса, ако опцията за автоматични отговори не е там.
3. Въведете отговора, който искате да изпратите, докато сте далеч, в раздела Вътре в моята организация.
   
   • Всеки извън опцията на моята организация ще изпраща вашия автоматичен отговор на всеки имейл.
     
4. Щракнете върху OK, за да запазите.
   

За да създадете съобщение извън офиса за вашия IMAP или POP3 акаунт:

1. Стартирайте Outlook, след което изберете Файл, за да се покажат опциите за информация за вашия акаунт.
   
2. Изберете Ново съобщение.
   
3. Попълнете темата и отговора за вашия шаблон.
   
4. Кликнете върху Файл, след което Запазете като.
   
5. Въведете името на вашия шаблон в падащото меню Save as type; след това кликнете върху Шаблон на Outlook (* .oft).
   
6. Изберете местоположението, след което Запазете.
   

За да създадете правило за извън офиса:

1. Щракнете върху Файл> Управление на правила и сигнали.
   
2. В раздела Правила за електронна поща в полето Правила и сигнали изберете Ново правило.
   
3. Изберете Приложи правило за съобщение, което получавам под Старт от празно правило, след това Напред.
   
4. Оставете опциите Стъпки 1 и 2 непроменени, за да отговорите на всички ваши съобщения, след това Напред.
   
5. Щракнете върху Да, за да потвърдите правилото за всички съобщения.
   
6. Под стъпка 1: Изберете действие (а); след това щракнете върху отговор с помощта на определен шаблон.
   
7. Под стъпка 2: Редактиране на описанието на правилото изберете маркирания текст за конкретен шаблон.
   
8. Изберете потребителски шаблони във файловата система от опцията Изберете шаблон за отговор в Look In.
   
9. Кликнете върху вашия шаблон, след което отворете> Напред.
   
10. Добавете всички необходими изключения след това Напред.
    
11. Сега наречете правилото си нещо, напр. Извън офиса.
12. Ако искате да стартирате автоматичните си отговори сега, оставете отметката за Включване на това правило след това Край, в противен случай премахнете отметката от опцията, докато сте готови.
    

Забележка : Докато сте далеч, ще трябва да оставите Outlook да работи, за да изпращате автоматичните отговори.

За да активирате правилото:

как да разбера дали някой ви е блокирал в WhatsApp

1. Щракнете върху Файл> Управление на правила и сигнали.
   
2. От Правила за електронна поща в Правила и сигнали намерете правилото си, след което вляво от него поставете отметка в квадратчето и Добре.
   

И накрая, задайте присъствието си на Активно в Skype:

Всеки път, когато някой от вашите контакти в Skype ви потърси, те ще видят малка лилава точка до вашето име. Това потвърждава, че сте извън офиса, но все още сте на разположение и сте готови за разговор.

1. Влезте в Skype и изберете снимката на профила си от Chats.
   
2. Кликнете върху текущото си състояние, след което изберете Активен.
   

Настройте състояние на извън офиса и активен Skype в Mac

Забележка : Skype за бизнес в Mac понастоящем не предлага подробности за присъствие въз основа на календар на Outlook. Като заобиколно решение можете да настроите състоянието си на Активен със съобщение за състояние извън офиса:

1. Влезте в Skype и кликнете върху вашата снимка.
2. Изберете Налично от падащата стрелка под вашето име.

След това, за да добавите съобщението за състоянието си:

1. Кликнете върху вашата снимка, след което изберете Щракнете, за да добавите съобщение за състояние.
2. Въведете съобщение, например, в момента съм офлайн .... - ... .. Моля, изпратете ми съобщение.
   • За да премахнете съобщението, просто кликнете върху него, след което натиснете Delete.

Когато колегите ви търсят в своите контакти в Skype, те ще видят, че сте извън офиса и сте на разположение.

Вариант 2: Синхронизиране на календара на MS Outlook със Skype (Purple Circled-Arrow)

Настройте извън офиса със / без автоматичен отговор в Windows

Преди да настроите вашия извън офиса, трябва да проверите кой тип акаунт в Outlook имате, тъй като това ще зависи от стъпките, които трябва да следвате:

1. В Outlook кликнете върху Файл> Настройки на акаунта.
   
2. Изберете Настройки на акаунта, след което проверете колоната Тип:
   
   • Ако използвате работен имейл, тогава акаунтът ви ще бъде Microsoft Exchange.
     
   • Ако това е личен имейл като Gmail, акаунтът ви ще бъде IMAP или POP3.

За да настроите автоматичен отговор извън офиса за акаунт в Microsoft Exchange:

1. Стартирайте Outlook, след което изберете Файл> Автоматични отговори.
   
2. От полето Автоматични отговори кликнете върху Изпращане на автоматични отговори.
   
   • Можете да зададете период от време за вашите автоматични отговори, който ще спре в края на времето; в противен случай ще трябва да го изключите ръчно.
     
   • Използвайте опцията Правила и предупреждения, за да настроите вашия извън офиса, ако опцията за автоматични отговори не е там.
3. Въведете отговора, който искате да бъде изпратен, докато сте далеч, в раздела Вътре в моята организация. Можете също да оставите отговора празен.
   
4. Всеки извън опцията на моята организация ще изпраща вашия автоматичен отговор на всеки имейл. Ако искате да оставите отговора празен, Outlook препоръчва да изберете само Моите контакти.
   
5. Щракнете върху OK, за да запазите.
   

За да създадете съобщение извън офиса за вашия IMAP или POP3 акаунт:

1. Стартирайте Outlook, след което изберете Файл, за да се покажат опциите за информация за вашия акаунт.
   
2. Изберете Ново съобщение.
   
3. Попълнете темата и отговора за вашия шаблон.
   
4. Кликнете върху Файл, след което Запазете като.
   
5. Въведете името на вашия шаблон в падащото меню Save as type; след това кликнете върху Шаблон на Outlook (* .oft).
   
6. Изберете местоположението, след което Запазете.
   

За да създадете инструкция извън офиса:

1. Щракнете върху Файл> Управление на правила и сигнали.
   
2. В опцията Правила за електронна поща в полето Правила и сигнали изберете Ново правило.
   
3. Изберете Приложи правило за съобщение, което получавам под Старт от празно правило, след това Напред.
   
4. Оставете опциите Стъпки 1 и 2 непроменени, за да отговорите на всички ваши съобщения, след това Напред.
   
5. Щракнете върху Да, за да потвърдите правилото за всички съобщения.
   
6. Под стъпка 1: Изберете действие (а); след това щракнете върху отговор с помощта на определен шаблон.
   
7. Под стъпка 2: Редактиране на описанието на правилото изберете маркирания текст за конкретен шаблон.
   
8. Изберете потребителски шаблони във файловата система от опцията Изберете шаблон за отговор в Look In.
   
9. Кликнете върху вашия шаблон, след което отворете> Напред.
   
10. Добавете всички необходими изключения след това Напред.
    
11. Сега наречете правилото си нещо, напр. Извън офиса.
12. Ако искате автоматичните ви отговори да стартират сега, оставете отметката за Включване на това правило след това Завършете или махнете отметката от опцията, когато сте готови.
    

Забележка : Докато сте далеч, ще трябва да оставите Outlook активен, за да изпращате автоматичните отговори.

За да активирате правилото:

1. Щракнете върху Файл> Управление на правила и сигнали.
   
2. От Правила за електронна поща в Правила и сигнали намерете вашето правило, след това поставете отметка в квадратчето отляво на него и след това Ok.
   

И накрая, задайте присъствието си на Off Work в Skype:

Всеки път, когато някой от вашите контакти в Skype ви погледне, те ще видят малка, лилава стрелка, насочена вляво и точка до вашето име. Това потвърждава, че сте извън офиса и не работите; по този начин, в активна.

1. Влезте в Skype и изберете снимката на профила си от Chats.
   
2. Кликнете върху текущото си състояние, след което изберете Изключена работа.
   

Настройте състояние на Skype извън офиса и извън работа в Mac

Забележка : Skype за бизнес в Mac понастоящем не предлага подробности за присъствие въз основа на календар на Outlook. Като заобиколно решение можете да зададете състоянието си на Off Work със съобщение за състояние извън офиса:

1. Влезте в Skype и кликнете върху вашата снимка.
2. Изберете Off Work от падащата стрелка под вашето име.

След това, за да добавите съобщението за състоянието си:

1. Кликнете върху вашата снимка, след което изберете Щракнете, за да добавите съобщение за състояние.
2. Въведете съобщение, например, в момента съм офлайн .... и ще се върне….
   • За да премахнете съобщението, просто кликнете върху него, след което натиснете Delete.

Когато колегите ви търсят в своите контакти в Skype, те ще видят, че сте извън офиса и не сте на разположение.

Често задавани въпроси за Skype извън офиса

Защо състоянието ми на Skype извън офиса все още се показва?

Когато опцията Показване на информацията ми извън офиса на контакти е маркирана в Инструменти> Опции> Лично, състоянието ви извън офиса ще продължи да се показва, дори когато е изключено в Outlook.

Ако случаят не е такъв, моля, опитайте да се свържете с Microsoft екип за техническа поддръжка за помощ.

Мога ли да изключа състоянието извън офиса, използвайки Skype вместо Outlook?

Skype използва информацията от календара ви в Outlook, за да актуализира състоянието ви; следователно ще трябва да изключите отсъствието си от офиса чрез Outlook.

Показване на състоянието ви извън офиса в Skype

Инструментът за незабавни съобщения Skype за бизнеса използва информацията от календара ви в Outlook, за да информира контактите ви в Skype за вашето състояние. Това е удобно за вашите контакти да видят с един поглед дали сте извън офиса и налични или извън офиса и не сте на разположение.

След като ви показахме стъпките за това, успяхме ли да го настроите - работи ли както се очакваше? Моля, уведомете ни в раздела за коментари по-долу.