Можете да използвате Excel за разбиване на информация на по-малки парчета. Намирането на данните, от които се нуждаете, и манипулирането им е важна цел за много потребители на Excel.
Ако имате пълното име на човек, може да се наложи да добавите нула само към неговото собствено или фамилното име. Например, ако изпращате приятелски автоматизиран имейл до клиентите си, трябва да използвате техните собствени имена, за да избегнете безлични звуци. Ако преглеждате списък на анкетираните, може да е важно просто да използвате техните фамилни имена или да скриете фамилните им имена, за да запазите анонимност.
Excel прави този процес ясен и има много различни подходи, които можете да предприемете. Ето урок, който ще ви помогне да създадете отделни колони Име и Фамилия с помощта на формули. Ние обхващаме и въпроса със собствените имена.
Формули на Excel за разделяне на имена на части
Откъде да започнете?
Разделяне на собствени имена
Това е общата формула:
= НАЛЯВО (клетка, НАМЕРИ (, клетка, 1) -1)
За да го изпълните, заменете клетка с показалеца на клетката, който съдържа първото пълно име, което искате да разделите. В този пример искате да изберете B2 и да въведете формулата:
= НАЛЯВО (A2, FIND (, A2,1) -1)
Важно е обаче да се отбележи, че на някои устройства тази формула използва точки и запетаи вместо запетаи. Така че, ако горната формула не работи за вас, може да се наложи да използвате следната версия:
= НАЛЯВО (клетка; НАМЕРИ (; клетка; 1) -1)
В примера бихте използвали:
= НАЛЯВО (A2; НАМЕРЕТЕ (; A2; 1) -1)
Сега можете просто да плъзнете дръжката за попълване надолу до края на колоната First Name.
Функцията НАЛЯВО ви позволява да отделите низ, започвайки от левия край на текста. Частта FIND на тази формула локализира първото пространство в пълното име, така че получавате частта от пълното си име, която идва преди празно пространство.
Следователно тиретата на собствените имена остават заедно, както и имената, които съдържат специални знаци. Но колоната ви с пълно име няма да съдържа средни имена или средни инициали.
Запетая или запетая?
Защо формулата не е еднаква за всички?
За много потребители на Excel функциите на Excel използват запетаи за разделяне на входните данни. Но на някои устройства регионалните настройки са различни.
За да откриете кой символ се използва от вашия Excel, просто започнете да пишете във формулата. Когато започнете да влизате = НАЛЯВО ( , ще видите текст при задържане, който ще предложи правилното форматиране.
Разделяне на фамилните имена
Вземете същия подход при разделянето на фамилните имена. Този път трябва да използвате формулата НАДЯСНО, която разделя низове, започвайки от дясната страна.
Формулата, от която се нуждаете, е:
= НАДЯСНО (клетка, LEN (клетка) - ТЪРСЕНЕ (#, ЗАМЕСТИТЕЛ (клетка,, #, LEN (клетка) - LEN (ЗАМЕСТИТЕЛ (клетка,,)))))
В горния пример бихте използвали следната формула в клетка C2:
= НАДЯСНО (A2, LEN (A2) - ТЪРСЕНЕ (#, ЗАМЕСТИТЕЛ (A2 ,, #, LEN (A2) - LEN (ЗАМЕНИТЕЛ (A2 ,,)))))
За пореден път може да се наложи да превключите от запетая към точка и запетая, което означава, че може да се наложи да използвате:
= НАДЯСНО (A2; LEN (A2) - ТЪРСЕНЕ (#; ЗАМЕСТИТЕЛ (A2 ;; #; LEN (A2) - LEN (ЗАМЕНИТЕЛ (A2 ;;))))))
Дефиси и фамилии със специални знаци остават непокътнати.
Защо тази формула е по-сложна от тази за собствените имена? По-трудно е да отделите бащините и средните инициали от фамилните имена.
Ако искате средните имена и инициалите да бъдат изброени с фамилните имена, можете да използвате формулата:
= НАДЯСНО (клетка, LEN (клетка) - ТЪРСЕНЕ (, клетка))
или:
= НАДЯСНО (A2, LEN (A2) - ТЪРСЕНЕ (, A2))
или:
= НАДЯСНО (A2; LEN (A2) - ТЪРСЕНЕ (; A2))
Но какво, ако искате да разделите средните имена? Това е по-рядко, но може да е полезно да се знае.
Разделяне на средни имена
Формулата за вторите имена е следната:
как да добавите музика на
= MID (клетка, SEARCH (, клетка) + 1, SEARCH (, клетка, SEARCH (, клетка) +1) - SEARCH (, клетка) -1)
В горния пример получавате:
= СРЕДЕН (A2, ТЪРСЕНЕ (, А2) + 1, ТЪРСЕНЕ (, А2, ТЪРСЕНЕ (, А2) +1) - ТЪРСЕНЕ (, А2) -1)
Ако вашият Excel използва точка и запетая, формулата е:
= СРЕДЕН (A2; ТЪРСЕНЕ (; A2) + 1; ТЪРСЕНЕ (; A2; ТЪРСЕНЕ (; A2) +1) - ТЪРСЕНЕ (; A2) -1)
След въвеждане на формулата плъзнете дръжката за запълване надолу. Ето колона със средно име, добавена към примера по-горе:
Ако пълното име не съдържа средно име или инициал, получавате нулеви стойности в тази колона, които могат да бъдат показани като #VALUE !. За да получите празни клетки вместо #VALUE!, Можете да използвате функцията IFERROR.
След това вашата формула става:
= IFERROR (MID (клетка, SEARCH (, клетка) + 1, SEARCH (, клетка, SEARCH (, клетка) +1) - SEARCH (, клетка) -1), 0)
или:
= IFERROR (MID (A2, SEARCH (, A2) + 1, SEARCH (, A2, SEARCH (, A2) +1) - SEARCH (, A2) -1), 0)
или:
= IFERROR (MID (A2; SEARCH (; A2) + 1; SEARCH (; A2; SEARCH (; A2) +1) - ТЪРСЕНЕ (; A2) -1); 0)
Един подход за разделяне на множество средни имена
Какво се случва, ако някой от вашия списък има няколко бащини имена? Използвайки горната формула, ще бъде извлечено само първото им бащино име.
За да разрешите този проблем, можете да опитате различен подход за разделяне на вторите имена. Ако сте създали колоните за име и фамилия, можете просто да ги отрежете. Всичко, което е останало, ще се брои за бащино име.
Тази формула е:
= TRIM (MID (клетка1, LEN (клетка2) + 1, LEN (клетка1) -LEN (клетка2 & клетка3)))
Тук клетка1 се отнася до указателя на клетка под колона Пълно име, клетка2 се отнася до указателя на клетка под колона Име, докато клетка3 се отнася до указателя на клетка под колона Фамилно име. В горния пример получаваме:
= TRIM (MID (A2, LEN (B2) + 1, LEN (A2) -LEN (B2 & D2))))
или:
= TRIM (MID (A2; LEN (B2) +1; LEN (A2) -LEN (B2 & D2)))
Ако се придържате към тази формула, няма да се притеснявате за нулевите стойности.
Бързо обобщение
Ето формулите, които можете да използвате за разделяне на пълните имена на части:
Първите имена: = НАЛЯВО (клетка, НАМЕРИ (, клетка, 1) -1)
Фамилни имена: = НАДЯСНО (клетка, LEN (клетка) - ТЪРСЕНЕ (#, ЗАМЕСТИТЕЛ (клетка,, #, LEN (клетка) - LEN (ЗАМЕСТИТЕЛ (клетка,,)))))
Средни имена: = IFERROR (MID (клетка, SEARCH (, клетка) + 1, SEARCH (, клетка, SEARCH (, клетка) +1) - SEARCH (, клетка) -1), 0)
Алтернативна формула за вторите имена: = TRIM (MID (клетка1, LEN (клетка2) + 1, LEN (клетка1) -LEN (клетка2 & клетка3)))
Разделяне на собствено и фамилно име без използване на формули
Ако не ви се пише да въведете куп формули, които може да бъдат въведени погрешно, тогава се възползвайте от вградения в Excel съветник за преобразуване на текст в колони
- Уверете се, че Данни раздел е избран от менюто в горната част и маркирайте колоната, която искате да конвертирате.
- След това кликнете върху Текст в колони .
- След това се уверете Разграничен е избрано и кликнете Следващия
. - Сега изберете Космос от опциите и щракнете Следващия .
- След това променете Дестинация да се$ B $ 2и щракнете Завършек.
Крайният резултат трябва да изглежда така.
.
Крайният резултат трябва да изглежда така.
Последна дума
Има много други начини за решаване на този проблем в Excel. Ако нито една от наличните опции не направи това, от което се нуждаете, направете още изследвания.
Използването на формули е сравнително просто и не зависи от версията на Excel, която използвате. Но за съжаление все пак може да срещнете грешки.
Например, ако пълното име на човек започва с фамилията му, то ще се раздели по грешен начин. Формулите също ще имат проблеми с фамилните имена, които съдържат префикси или суфикси, като le Carré или van Gogh. Ако името на някого завършва на младши, това ще бъде посочено като фамилното му име.
Има обаче модификации, които можете да добавите, за да разрешите тези проблеми, както се появят. Работата с формули ви дава гъвкавостта, от която се нуждаете, за да се справите с тези сложности.
