Ако транзакциите във вашия акаунт на QuickBooks са се натрупали, може да сте се опитали да ги изтриете. Само за да откриете, че не е толкова лесно, колкото първоначално си мислихте.
За да направи нещата по-сложни, изтриването на групови транзакции не е налично в QuickBooks Online. Но няма причина да се притеснявате. Тази статия има за цел да ви помогне да се отървете от излишните данни с относителна лекота.
Освен това ще получите някои допълнителни съвети как да управлявате транзакции с QuickBooks.
Преди да започнеш
За да изтриете няколко транзакции с едно движение, трябва да използвате инструмента за партидно изтриване / невалидни транзакции.
как да вградите Google форма в имейл -
Този инструмент / опция се предлага с QuickBooks Desktop Accountant 2017. И същото важи за Enterprise и Enterprise Accountant 17.0 или по-нова версия.
Необходимо е да сте влезли като външен счетоводител или администратор. И мулти-валута не се поддържа при изтриване на множество транзакции.
Освен това има някои транзакции, които изобщо не можете да изтриете групово.
- Заплащания
- Фактури, включващи възстановяване на разходи (артикули, пробег или времена)
- Транзакции в затворен период
- Проверки на отговорността на заплатите
- Онлайн плащане на сметки
- Фактури с фактурирани разходи и време
- Данъци върху продажбите
Групово изтриване на транзакции - Ръководство стъпка по стъпка
Етап 1
Стартирайте QuickBooks, отворете File и щракнете върху Switch to Single-User Mode. Понякога има и опция Превключване към режим за много потребители, не кликвайте върху нея. В противен случай няма да можете да продължите с по-нататъшни действия.
Стъпка 2
След това отидете до Счетоводител и щракнете върху Пакетно изтриване / невалидни транзакции. Изберете транзакциите, от които искате да се отървете. Можете да направите това от списъка с налични транзакции.
Стъпка 3
Кликнете върху Преглед и отмяна, за да продължите с по-нататъшни действия. Тази опция се предлага и като Преглед и изтриване. Така или иначе, прави същото.
Стъпка 4
Сега щракнете върху един от двата бутона - Back Up & Void или Back Up & Delete. Това действие не е задължително и можете да изберете само Void или Delete само от падащото меню.
За да разкриете менюто, щракнете върху стрелката надолу до гореспоменатите бутони. Това от пътя просто трябва да потвърдите, като кликнете върху Да.
Професионален съвет:
Ако трябва да запазите запис на изтритите или анулираните транзакции, QuickBooks ви дава възможност да ги разпечатате.
Изберете Преглед на изтрит / отменен отчет за транзакции и натиснете Ctrl / Cmd + P, за да го разпечатате. Можете също да поемете по дългия маршрут и да изберете Печат от менюто Файл.
Алтернативен метод
Този метод се прилага за групово изтриване на транзакции с банкови емисии. Ето какво трябва да направите:
Етап 1
Изберете менюто Банкиране и изберете вашия акаунт. След това отидете до опцията За преглед и изберете транзакциите, които искате да премахнете.
Стъпка 2
Натиснете бутона Пакетни действия и изберете Изключване на избраното. Сега можете да отидете в раздела Изключени и да изберете дадените транзакции още веднъж.
Изберете отново бутона Пакетни действия и изберете Изтриване от менюто.
Забележка:
Тези, които искат да премахнат диаграмата, включваща транзакции на сметки, все още трябва да ги изтрият един по един. Но има някои слухове, че QuickBooks ще включва опция за групово изтриване за това в бъдеще.
Изтриване на транзакции едно по едно
Този метод е малко по-лесен. След това отново се отнася за QuickBooks Desktop и трябва да влезете с администраторски права.
Етап 1
Отворете QuickBooks, отворете главното меню и изберете Списъци. След това щракнете върху Сметка - тя се появява под падащото меню.
Стъпка 2
Отидете до акаунта, който съдържа транзакциите, които искате да изтриете, и натиснете Open. Прегледайте всички транзакции и намерете тази, която искате да премахнете. Имайте предвид, че транзакциите се показват в избрания от вас ред и можете да промените това.
Стъпка 3
След като при транзакцията искате да се откажете, изберете Редактиране от главното меню и щракнете върху Изтриване. Има изскачащ прозорец за потвърждение и натиснете OK за потвърждение.
Разширени опции за филтриране
Ако стартирате всичките си транзакции чрез QuickBooks, опциите за филтриране може значително да ускорят премахването на излишните.
Първо, QuickBooks ви позволява да прилагате филтри въз основа на типа транзакция. И най-хубавото е, че след това можете да ги анулирате или изтриете според филтъра. Отидете до опцията Тип транзакция, щракнете върху падащото меню до нея, след това щракнете върху конкретния тип транзакция.
Те включват следното:
- Кредити за сметки
- Чекове за плащане на сметки
- Проверки за възстановяване на средства
- Възстановяване на суми
- Финансови такси
Освен това можете да филтрирате транзакциите по дата. В рамките на наличната транзакция отидете на Показване на транзакциите и кликнете върху падащото меню до нея.
Там можете да изберете Дата на последна промяна, Въвеждане на дата и Дата на транзакция. Освен това QuickBooks ви дава възможност да скриете или покажете анулирани или свързани транзакции.
За да скриете или покажете някоя от тях, просто щракнете върху полето пред съответната опция. Те се намират до падащото меню тип транзакция.
Направете книгите си непорочни
Понастоящем груповото изтриване на QuickBooks транзакции вероятно е по-голяма работа, отколкото бихте предвидили. Преди всичко заради сигурността или определени разпоредби, които оформят услугата.
Какво е вашето мнение по този въпрос? Защо смятате, че QuickBooks направи изтриването на множество транзакции сложно? Споделете вашите мисли с останалата част от общността на TJ в раздела за коментари по-долу.
